Documents externes
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L'essentiel...
Centralisez les documents externes liés à l'affaire...
Ce dossier vous permet de centraliser tous les documents liés à l'affaire et qui n'ont pas été créés depuis Sage Multi Devis Entreprise.
Sachez que de manière générale vous pouvez rattacher tous les fichiers informatiques de votre choix à une affaire : ils sont ainsi facilement accessibles et peuvent être consultés, voire modifiés, en effectuant simplement un double-clic sur une icône. Sachez que vous devrez disposer d'une application en mesure de les relire sur votre machine pour y parvenir.
Organisez efficacement la liste des documents externes d'une affaire...
Vous pouvez créer des dossiers et des sous-dossiers de manière à organiser plus efficacement le classement de vos documents externes, cette gestion reste cependant propre à l'affaire : ces dossiers et sous-dossiers n'auront d'existence réelle que dans l'affaire.
Si vous souhaitez qu'un document externe soit accessible par le plus grand nombre d'utilisateurs, il convient que celui-ci soit rattaché au travers du parcours du réseau : tous les documents externes liés à une machine en local ne seront en effet pas accessibles aux autres utilisateurs.
Les champs d'en-tête...
La navigation dans la liste des dossiers s'effectue à travers une arborescence située dans la partie gauche de la fenêtre. La structure de la liste est représentée par deux icônes :
-
le dossier n'est pas sélectionné, son contenu n'est pas visible, -
le dossier est sélectionné, son contenu est alors visible dans la partie droite de la fenêtre.
Lorsqu'un dossier contient des sous-dossiers, il est précédé d'une icône supplémentaire :
-
: le dossier n'est pas développé, les sous-dossiers ne sont pas affichées dans la liste, -
: le dossier est développé et les sous-dossiers qu'il contient sont visibles .
La liste contient par défaut un dossier appelé Documents, celui-ci ne peut être modifié ou supprimé : il vous permet de mettre en place l'organisation des documents externes liés à l'affaire. Vous pouvez ainsi lui associer de nouveaux documents externes, voire créer de nouveaux sous-dossiers dans lesquels vous pouvez associer d'autres documents externes et créer d'autres sous-dossiers.
La partie gauche de la fenêtre, également appelée Dossiers, n'affiche pas les documents externes associés à l'affaire, mais uniquement les dossiers dans lesquels ils peuvent être classés.
Sélectionnez un dossier dans la partie gauche de la fenêtre, son contenu est affiché dans la partie droite : vous pouvez effectuer un clic droit au niveau de cette partie, sélectionnez Nouveau dossier dans le menu contextuel qui apparaît. Sage Multi Devis Entreprise vous propose un nom de dossier que vous êtes libre de modifier.
Le nouveau dossier pourra à son tour contenir des sous-dossiers et vous pourrez lui associer des documents externes.
Renommer ou supprimer un dossier
A l'exception du dossier Documents, vous pouvez renommer voire supprimer les dossiers de votre choix. Pour cela sélectionnez un dossier dans la partie droite de la fenêtre puis effectuez un clic droit : dans le menu contextuel qui apparaît sélectionnez Renommer ou Supprimer.
La suppression d'un dossier entraîne celle des sous-dossiers et raccourcis des documents externes qu'il contient : les fichiers relatifs à ces documents ne seront pas effacés.
Sélectionnez un dossier dans la liste de manière à en afficher le contenu, effectuez ensuite un clic droit au niveau de la partie droite de la fenêtre : un menu contextuel s'affiche, sélectionnez Nouveau raccourci.
Une fenêtre de recherche au standard Windows vous permet de parcourir l'arborescence de votre machine (ou de votre réseau) de manière à pointer vers le fichier de votre choix.
Une fois la sélection effectuée, le raccourci s'ajoute sous la forme d'une icône : un double clic permet d'ouvrir le document externe dans l'application par défaut qui lui est associée (elle doit donc être installée ou accessible depuis votre machine).
Pour que les documents externes soient visibles par les utilisateurs d'un réseau, il est important d'effectuer une sélection au travers du voisinage réseau.
Déplacer un dossier ou un document externe
Sélectionnez le dossier ou le document externe de votre choix dans la partie gauche ou droite de la fenêtre, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, déplacez le pointeur. Vous pouvez de cette manière faire glisser les dossiers ou documents externes de votre choix dans d'autres dossiers.
Lorsqu'un déplacement n'est pas autorisé, le pointeur prend alors la forme d'un sigle d'interdiction.
Le déplacement d'un dossier entraîne celui des sous-dossiers et documents externes qu'il contient.