La Fiche journalière
(Menu Chantiers / Saisie des fiches de travail / Fiche journalière)
L'essentiel...
Assurez le suivi quantitatif et financier des heures passées par vos salariés sur les chantiers
La saisie d'une fiche de travail journalière permet de suivre le détail des heures passées par vos salariés pour la réalisation des travaux entrepris pour le compte de vos clients (maîtres d'ouvrages).
La saisie s'effectue sur la base des heures effectuées par un salarié ou une équipe de salariés au cours d'une journée, elle peut faire référence à un ou plusieurs chantiers.
Notez que la saisie d'un suivi sur un chantier clôturé n'est pas possible.
La saisie des fiches de travail concerne tous les types d'heures que peut avoir passées un salarié sur les chantiers (heures normales de travail, heures d'absence, heures de nuit...) ainsi que les postes de frais (rubriques salariés) que cela peut avoir engendré (primes d'ancienneté, paniers-repas...) et les matériels qu'ils peuvent avoir été amenés à utiliser (conduite d'un véhicule, pilotage d'une machine-outil...).
Notez que la gestion des heures supplémentaires est propre aux fiches depuis les fiches de travail hebdomadaires dans la mesure où le calcul se base sur les heures effectuées au cours d'une semaine.
Elle permet d'autre part de qualifier la main-d'oeuvre employée à cette occasion, qu'elle désigne le domaine de compétence habituel des salariés ou non (notamment lorsqu'un salarié est polyvalent).
1 Pour en savoir plus sur la saisie des fiches des salariés, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des fiches des équipes, cliquez ici.
Adaptez la saisie à votre convenance
Pour plus de souplesse Sage Multi Devis Entreprise vous permet de réaliser la saisie des heures de vos salariés de manière globale pour une journée ou par rapport à des plages horaires.
Cette notion est particulièrement importante si vous gérez le travail de nuit. Dans le premier cas vous devrez manuellement indiquer le nombre d'heures effectuées au titre du travail de nuit, dans le second cas toutes les heures effectuées dans la plage horaire définie dans les Renseignements Généraux seront soumises au régime des heures de nuit.
Notez que les Renseignements Généraux vous permettent de spécifier si vous souhaitez autoriser la saisie des heures sur les samedis et les dimanches/jours fériés, dans le cas contraire il ne vous sera pas possible de saisir une fiche journalière un samedi, un dimanche ou un jour férié. Il en est de même pour le travail de nuit.
Par défaut les heures saisies sont considérées comme des heures normales, sauf dans le cas des samedis, dimanches et jours fériés qui sont soumis à un taux différent.
Lors de la saisie d'une fiche journalière pour un salarié ou une équipe, le nombre d'heures travaillées correspond par défaut à celui indiqué dans les Renseignements Généraux, il peut néanmoins être modifié.
Si vous avez opté pour une saisie basée sur des plages horaires, vous pouvez indiquer au niveau des Préférences le détail des horaires qui seront repris par défaut. Là encore vous serez libre de les modifier (menu Outils / Préférences / Chantiers / Saisie des fiches de travail).
Pour en savoir plus sur le paramétrage des heures de travail dans les Renseignements Généraux, cliquez ici.
Une valorisation des saisies automatisée
La valorisation des heures et des rubriques salariés se base sur les différents taux horaires et montants spécifiés sur la fiche de chaque salarié au moment de la saisie, sachez que la valeur de certaines rubriques pourra être modifiée lors de la saisie de la fiche journalière.
Pour en savoir plus sur la consultation du suivi de la main-d'oeuvre, cliquez ici.
Optimisez la saisie de vos suivis en fonction du prévisionnel des travaux à réaliser
Les heures et les postes de frais consommés sur un chantier peuvent être répartis en fonction d'un prévisionnel de tâches issu des devis intégrés à la base de facturation d'une affaire. Vous pouvez de même réaliser un suivi journalier directement au niveau d'une tâche, afin de faciliter cette répartition : ce qui est notamment utile lorsque vos salariés ont travaillé sur une seule et même tâche au cours d'une journée. Vos saisies n'en sont dès lors que plus précises.
Produisez des analyses récapitulatives du suivi de vos chantiers
Sage Multi Devis Entreprise vous permet d'exprimer sous forme chiffrée le résultat des suivis effectués sur les chantiers, ils constituent la base de ce qui sera qualifié de réalisé.
Dans le cadre d'un chantier issu d'une affaire, il est important de procéder à l'intégration des devis en base de facturation : ces derniers permettront de constituer un prévisionnel qui sera exploité de manière optimale dans les analyses, proposant des notions de comparatifs entre le prévu et le réalisé.
Les analyses deviennent alors un indicateur d'autant plus précieux dans le suivi de vos chantiers qu'elles permettront de vous assurer du bon respect de vos prévisions et d'envisager éventuellement des actions correctives (contrôler le temps passé par les salariés à la réalisation d'une tâche en particulier, estimer l'impact de l'enveloppe budgétaire que vous leur avez accordée...).
Exploitez la saisie des fiches journalières dans les registres de paye de Ressources Humaines
Notez que cette saisie pourra être transférée vers les registres de Ressources Humaines afin d'automatiser la récupération de ces informations dans les bulletins.
L'intérêt de ce système est de vous permettre transférer les informations de Sage Multi Devis Entreprise (heures travaillées, paniers repas, primes, etc.) vers les registres de Ressources Humaines, et ainsi de gagner en efficacité dans votre gestion de la paye.
Pour consulter l'assistant au format PDF consacré au transfert des informations de Sage Multi Devis Entreprise vers les registres de Ressources Humaines, cliquez ici (nous vous recommandons de fermer toutes les fenêtres d'Internet Explorer avant de cliquer sur ce lien).
Les champs d'en-tête...
En création, saisissez dans ce champ le code de la nouvelle fiche (8 caractères alphanumériques). Toutes les fiches de saisie sont nécessairement référencées par un code unique.
Afin de faciliter votre utilisation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner une fiche depuis une liste car vous ne pourrez pas nécessairement vous souvenir de tous les codes que vous avez mis en place.
La saisie du code est obligatoire pour pouvoir valider les informations de la fiche élément et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de code. Notez qu'il ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.
Sélectionnez dans ce champ le salarié ou l'équipe de salariés pour laquelle vous souhaitez réaliser le report des heures.
Sachez que lorsque vous réalisez le suivi d'une équipe, cela revient à réaliser le suivi de tous les salariés qui la composent.
Les fiches des salariés et des équipes sont créées depuis le menu Ressources / Salariés, Ressources / Equipes de salariés.
Si une fiche journalière a déjà été saisie pour ce salarié le même jour, vous pouvez :
1 empêcher la saisie d'une nouvelle fiche,
2 l'autoriser,
3 en être averti et décider de la saisie ou non de la nouvelle fiche de manière ponctuelle .
2 Menu Outils / Préférences / Chantiers / Saisie des fiches de travail / Une fiche du même jour a déjà été créée pour le salarié.
En création, saisissez la date à laquelle le salarié ou l'équipe ont travaillé. Par défaut il s'agit de la date du jour.
Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône 
. Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Heures travaillées ... heures
Ce champ indique le nombre d'heures travaillées au cours d'une journée par un salarié ou une équipe.
La valeur affectée par défaut correspond à celle indiquée dans le menu Initialisation / Renseignements Généraux - onglet Informations dans le champ Heures travaillées par jour.
3 Notez que ce champ n'est pas saisissable si vous avec sélectionné un mode de saisie sous forme de plages horaires. menu Outils / Préférences / Chantiers / Saisie des fiches de travail / Fiche journalière / Proposer la saisie sous forme de plages horaires.
Plage horaire ... H à ... H
Si vous avez opté pour un mode de saisie sous forme de plages horaires, vous pouvez saisir jusqu'à 3 plages au cours desquelles un salarié ou une équipe a travaillé.
Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour chaque plage horaire depuis les préférences, elles seront alors automatiquement renseignées en saisie d'une fiche journalière : vous pourrez cependant les modifier.
4 La définition de plages par défaut s'effectue depuis le menu Outils / Préférences / Chantiers / Saisie des fiches de travail / Fiche journalière.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans 5 onglets :
| Décompte | Rubriques | Travaux |
| Matériels utilisés | Information |
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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