(Menu Comptabilité / Transfert en comptabilité)
Cette option donne accès à une fenêtre de saisie de critères (périodes, référence, n° document) à prendre en compte pour le transfert des écritures comptables des journaux d'achats et de ventes.
Elle permet selon le paramétrage réalisé dans Initialisation / Comptabilité / Paramétrage soit de :
transférer les journaux de ventes, d'achats et de trésorerie sous forme de fichier texte (ASCII) au format SAGE 100, Sage 1000 ou Sage Coala.
Transférer les journaux de ventes, d'achats et de trésorerie directement dans SAGE 100 Comptabilité, grâce à la liaison mise en place dans le paramétrage comptable.
Concernant l'analytique, les sections et les plans récupérés dépendront du paramétrage spécifiquement mis en place dans le dossier.
Un paramétrage d'édition intitulé Liste des écritures à transférer est proposé dans le menu Administration / Paramètrage des éditions / Comptabilité / Transfert comptable / Standard.
Pour pouvoir communiquer, un ActiveX est installé en même temps que Sage 100 Comptabilité. La présence de cette activeX est contrôlée lors de l'activation de l'option Transfert en comptabilité. A défaut, un message s'affiche pour indiquer que la comptabilité n'est plus en ligne.
Le fichier sera généré dans le répertoire indiqué dans le paramétrage.
Voir la documentation de votre Comptabilité pour plus d'informations sur les importations de fichiers.
La suppression d'une écriture dans votre Comptabilité n'entraîne pas l'annulation du transfert de la pièce commerciale dans Sage Multi Devis Entreprise.
Comme vous pouvez saisir des factures d'achats en devises, le transfert comptable de pièces multi-devises est réalisé en direct et en texte dans la monnaie de tenue des comptes.
Suite à la validation des critères, les écritures sont enregistrées dans Sage 100 Comptabilité. L'intégrité des données comptables entre Sage Multi Devis Entreprise et Sage 100 Comptabilité est alors contrôlée.
Le transfert comptable par lien direct alimente les libellés des sections analytiques.
Concernant les devises, le transfert direct des factures d'achat établies dans une monnaie différente de la monnaie de tenue de compte se réalise ainsi :
Champs de Sage Multi Devis Entreprise | Champs de Sage 100 Comptabilité | Observations |
Code journal | Obligatoire | |
N° Facture | N° Facture | Obligatoire |
Date document | Date écriture | Obligatoire |
Compte général | Compte général | Obligatoire. Création automatique s'il n'existe pas. |
Compte tiers | Compte tiers | Obligatoire |
Libellé | Libellé | 35 caractères maximum |
Référence | Référence | |
N° pièce | N° pièce | 13 caractères maximum. Calcul automatique du numéro de pièce s'il n'est pas renseigné. |
Montant | Montant |
Le fichier comptable doit respecter le format d'importation Sage.
Un fichier, dont le nom aura été défini via le paramétrage comptable, regroupant toutes les écritures sélectionnées en fonction des critères est créé. L'intégrité des données comptables des écritures transférées est assurée par Sage 100 Comptabilité, Sage 1000 Comptabilité ou Sage Coala, au moment de l'importation du fichier texte :
Compte inexistant dans la base comptable.
Montant des écritures à zéro (le programme ignore ces écritures).
Journaux déséquilibrés : l'importation est refusée si les journaux sont déséquilibrés, sauf lorsque l'option Equilibre journal a été paramétrée dans la comptabilité.
Codes journaux inexistants (importation du fichier refusée).
Date de début et fin d'exercice : les dates d'écritures doivent être comprises entre la date de début et de fin des différents exercices du fichier comptable.
Contrôle des devises : si les zones Code ISO de la devise de l'écriture sont renseignées, le programme vérifie leur existence dans la table des devise (rejet du fichier si ces codes ISO ne sont pas affectés à des devises).
Numéro de plan : s'il est renseigné, le numéro de plan doit être compris entre 1 et 10, sinon un message d'alerte s'affiche.
Equilibre des écritures analytique : elles doivent obligatoirement être équilibrées sur les 5 premiers plans, sinon un message d'alerte s'affiche.
Un déséquilibre analytique peut également être détecté lorsque les ventilations ne sont pas regroupées par numéro de plan dans le fichier. Il peut y avoir dans un même fichier, des écritures ventilées sur plusieurs plans et d'autres ventilées uniquement sur un plan. Dans ce cas :
la présence du Numéro de plan est obligatoire sur toutes les lignes.
le contrôle d'équilibre sur les 5 premiers plans n'est effectué que si des ventilations sont réalisées.
Les sections qui n'existent pas sont créées dans le plan avec la mention Section à créer. Les libellés des sections analytiques ne sont pas alimentés.
Les tiers des factures d'acomptes qui n'existent pas sont créés.
Le format du fichier d'exportation Sage Coala est identique à Sage Comptabilité 100 Texte.
Le fichier texte généré est constitué d'une ligne par écriture avec un retour chariot à la fin de chaque ligne. Les champs sont délimités par un point virgule. Le séparateur décimale est une virgule et le format de date est JJMMAA.
Dans le cas d'une liaison Sage 100 Comptabilité le lien entre le code TVA et le code taxe est établi dans l'option des taux de TVA.
Lors d'un transfert comptable, si la définition du compte de TVA est manquante, un message d'erreur s'affiche et le transfert s'interrompt.
Dans le cas d'une liaison Fichier texte Format Sage 100 le lien entre le code TVA et le code taxe n'est pas établi. Le code de TVA n'est pas renseigné sur les lignes d'écritures du fichier texte. Un traitement établira une correspondance en fonction des Type de taux, Type de taxe, Compte général, Sens. Elles permettront d'établir la déclaration de TVA.
Si l'analytique est activée, alors la ventilation se fera à 100% du montant de la pièce aux sections correspondantes aux chantiers de la pièce commerciale d'achat ou de vente. Pour les pièces d'achat, les montants non affectés sont ventilés dans une section d'attente (indiquée dans les paramètres) qui sera crée dans Sage 100 Comptabilité si elle y est inexistante.
Le transfert est annulé si le plan analytique est inexistant.
Les sections analytiques inexistantes sont créées automatiquement..
Indiquez dans ce champ, les dates limites des documents qui doivent être transférées
Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône . Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Ce champ est obligatoire pour réaliser votre transfert comptable.
Factures / Avoirs / Acomptes
Ces cases à cocher permettent de prendre en compte les factures, avoirs et acomptes de ventes, et ainsi, intégrer dans votre transfert comptable, des écritures y afférent.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures clients, cliquez ici.
Pour être comptabilisée, une facture doit nécessairement est "Acceptée". Une fois, transférée une facture n'est plus modifiable dans Sage Multi Devis Entreprise. La facture d'acompte doit être acceptée manuellement.
Documents
Ce champ permet de réaliser un filtre sur les factures et les avoirs à transférer.
Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.
Par défaut, tous les documents correspondant aux dates sont sélectionnés.
Clients
Ce champ permet de réaliser un filtre sur les clients à transférer.
Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.
Par défaut, tous les clients correspondant aux dates sont sélectionnés.
Ces cases permettent de prendre en compte les factures et avoirs d'achats, et ainsi, intégrer dans votre transfert comptable, des écritures y afférent.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures fournisseurs, cliquez ici.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures sous-traitants, cliquez ici.
Documents
Ce champ permet de réaliser un filtre sur les factures et les avoirs à transférer.
Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.
Par défaut, tous les documents correspondant aux dates sont sélectionnés.
Fournisseurs / Sous-traitants
Ce champ permet de réaliser un filtre sur les fournisseurs ou sous-traitants à transférer.
Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.
Par défaut, tout les fournisseurs correspondant aux dates sont sélectionnés..
Pour être comptabilisée, une facture doit nécessairement est "Acceptée". Une fois, transférée une facture n'est plus modifiable dans Sage Multi Devis Entreprise.
Non cochée par défaut, cette case empêche les pièces déjà transférées d'être à nouveau comptabilisées.
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.