Transfert en comptabilité

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L'essentiel...

Cette option donne accès à une fenêtre de saisie de critères (périodes, référence, n° document) à prendre en compte pour le transfert des écritures comptables des journaux d'achats et de ventes.

Elle permet selon le paramétrage réalisé dans Initialisation / Comptabilité / Paramétrage soit de :

Concernant l'analytique, les sections et les plans récupérés dépendront du paramétrage spécifiquement mis en place dans le dossier.

Un paramétrage d'édition intitulé Liste des écritures à transférer est proposé dans le menu Administration / Paramètrage des éditions / Comptabilité / Transfert comptable / Standard.

Pour pouvoir communiquer, un ActiveX est installé en même temps que Sage 100 Comptabilité. La présence de cette activeX est contrôlée lors de l'activation de l'option Transfert en comptabilité. A défaut, un message s'affiche pour indiquer que la comptabilité n'est plus en ligne.

Le fichier sera généré dans le répertoire indiqué dans le paramétrage.

Voir la documentation de votre Comptabilité pour plus d'informations sur les importations de fichiers.

Exportation vers Sage 100 Comptabilité

La suppression d'une écriture dans votre Comptabilité n'entraîne pas l'annulation du transfert de la pièce commerciale dans Sage Multi Devis Entreprise.

Comme vous pouvez saisir des factures d'achats en devises, le transfert comptable de pièces multi-devises est réalisé en direct et en texte dans la monnaie de tenue des comptes.

Liaison directe

Suite à la validation des critères, les écritures sont enregistrées dans Sage 100 Comptabilité. L'intégrité des données comptables entre Sage Multi Devis Entreprise et Sage 100 Comptabilité est alors contrôlée.

Le transfert comptable par lien direct alimente les libellés des sections analytiques.

Concernant les devises, le transfert direct des factures d'achat établies dans une monnaie différente de la monnaie de tenue de compte se réalise ainsi :

Champs de Sage Multi Devis Entreprise Champs de Sage 100 Comptabilité Observations
Code journal   Obligatoire
N° Facture N° Facture Obligatoire
Date document Date écriture Obligatoire
Compte général Compte général Obligatoire. Création automatique s'il n'existe pas.
Compte tiers Compte tiers Obligatoire
Libellé Libellé 35 caractères maximum
Référence Référence  
N° pièce N° pièce 13 caractères maximum. Calcul automatique du numéro de pièce s'il n'est pas renseigné.
Montant Montant  
Transfert via un fichier texte

Le fichier comptable doit respecter le format d'importation Sage.

Un fichier, dont le nom aura été défini via le paramétrage comptable, regroupant toutes les écritures sélectionnées en fonction des critères est créé. L'intégrité des données comptables des écritures transférées est assurée par Sage 100 Comptabilité, Sage 1000 Comptabilité ou Sage Coala, au moment de l'importation du fichier texte :

Exportation dans Sage Coala

Le format du fichier d'exportation Sage Coala est identique à Sage Comptabilité 100 Texte.

Exportation dans Sage 1000 Comptabilité

Le fichier texte généré est constitué d'une ligne par écriture avec un retour chariot à la fin de chaque ligne. Les champs sont délimités par un point virgule. Le séparateur décimale est une virgule et le format de date est JJMMAA.

Particularités

Dans le cas d'une liaison Sage 100 Comptabilité le lien entre le code TVA et le code taxe est établi dans l'option des taux de TVA.

Lors d'un transfert comptable, si la définition du compte de TVA est manquante, un message d'erreur s'affiche et le transfert s'interrompt.  

Dans le cas d'une liaison Fichier texte Format Sage 100 le lien entre le code TVA et le code taxe n'est pas établi. Le code de TVA n'est pas renseigné sur les lignes d'écritures du fichier texte. Un traitement établira une correspondance en fonction des Type de taux, Type de taxe, Compte général, Sens. Elles permettront d'établir la déclaration de TVA.

Si l'analytique est activée, alors la ventilation se fera à 100% du montant de la pièce aux sections correspondantes aux chantiers de la pièce commerciale d'achat ou de vente. Pour les pièces d'achat, les montants non affectés sont ventilés dans une section d'attente (indiquée dans les paramètres) qui sera crée dans Sage 100 Comptabilité si elle y est inexistante.

L'aide champ par champ...

Transfert du / au

Indiquez dans ce champ, les dates limites des documents qui doivent être transférées

Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône . Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Ce champ est obligatoire pour réaliser votre transfert comptable.

Onglet Ventes

Factures / Avoirs / Acomptes

Ces cases à cocher permettent de prendre en compte les factures, avoirs et acomptes de ventes, et ainsi, intégrer dans votre transfert comptable, des écritures y afférent.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures clients, cliquez ici.

Pour être comptabilisée, une facture doit nécessairement est "Acceptée". Une fois, transférée une facture n'est plus modifiable dans Sage Multi Devis Entreprise. La facture d'acompte doit être acceptée manuellement.

Documents

Ce champ permet de réaliser un filtre sur les factures et les avoirs à transférer.

Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.

Par défaut, tous les documents correspondant aux dates sont sélectionnés.

Clients

Ce champ permet de réaliser un filtre sur les clients à transférer.

Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.

Par défaut, tous les clients correspondant aux dates sont sélectionnés.

Onglets Achats Fournisseurs / Sous-traitants

Ces cases permettent de prendre en compte les factures et avoirs d'achats, et ainsi, intégrer dans votre transfert comptable, des écritures y afférent.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures fournisseurs, cliquez ici.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les factures sous-traitants, cliquez ici.

Documents

Ce champ permet de réaliser un filtre sur les factures et les avoirs à transférer.

Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.

Par défaut, tous les documents correspondant aux dates sont sélectionnés.

Fournisseurs / Sous-traitants

Ce champ permet de réaliser un filtre sur les fournisseurs ou sous-traitants à transférer.

Vous pouvez effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône , voire saisir un code manuellement.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des listes, cliquez ici.

Par défaut, tout les fournisseurs correspondant aux dates sont sélectionnés..

Pour être comptabilisée, une facture doit nécessairement est "Acceptée". Une fois, transférée une facture n'est plus modifiable dans Sage Multi Devis Entreprise.

Inclure les pièces déjà comptabilisées

Non cochée par défaut, cette case empêche les pièces déjà transférées d'être à nouveau comptabilisées.

Les boutons...

Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.

Quitter

Imprim...

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