Onglet Renseignements
(Menu Tiers / Sous-traitants)
L'essentiel...
Simplifiez la gestion de vos documents sous-traitants
Cet onglet, également accessible par la combinaison de touches Alt +R, vous permet de renseigner différentes informations en relation avec le sous-traitant, elles faciliteront votre gestion des documents sous-traitants au quotidien.
Des informations exploitées à différents niveaux du logiciel
Les sous-traitants peuvent être regroupés par famille, en fonction de caractéristiques qui leur sont communes.
Vous pouvez en outre leur affecter un secteur d'activité, celui dans lequel ils exercent.
Ces informations pourront avantageusement être exploitées dans les listes lors de vos recherches ou lors des éditions.
Optimisez la gestion de vos documents sous-traitants
Vous pouvez désigner un sous-traitant comme étant en compte bloqué, par exemple s'il connaît des difficultés temporaires ou passagères. Il ne vous sera alors plus possible de saisir des factures pour celui-ci, voire même des commandes.
Si votre entreprise dispose d'un numéro de référence ou de compte chez le sous-traitant, sous lequel elle vous identifie, vous pourrez le saisir au niveau de cet onglet : il sera par la suite réutilisable au niveau des éditions que vous lui adresserez telles que les appels d'offre ou commandes.
Afin d'optimiser l'édition des documents destinés aux sous-traitants, vous pouvez définir pour chacun d'eux un modèle d'édition qui sera employé par défaut et le nombre d'exemplaires souhaité. Vous pouvez ainsi envisager lors de l'envoi d'une commande de produire un exemplaire au sous-traitant, un exemplaire pour archive au service des achats et un exemplaire pour le service comptable.
L'aide champ par champ...
Critères
Ce champ vous permet de rattacher le sous-traitant à une famille en fonction de caractéristiques qu'il partage avec d'autres sous-traitants.
La sélection d'une famille s'effectue à l'aide de l'icône 
ou de la touche F4, vous pouvez aussi saisir le code d'une famille.
Les familles des sous-traitants sont gérées depuis le menu Initialisation / Tiers / Familles sous-traitants.
Sélectionnez le secteur d'activités dans lequel le sous-traitant exerce. La sélection s'effectue à l'aide de la touche F4 ou de l'icône 
.
Les secteurs d'activité sont définis depuis le menu Initialisation / Tiers / Secteurs d'activité.
Seuls les secteurs déclarés actifs seront visibles.
Commande/Facturation
Cochez cette case pour indiquer que le compte du sous-traitant est bloqué, auquel cas il ne sera plus possible de saisir de nouvelles factures.
En fonction de l'état des préférences vous pouvez demander à empêcher la saisie de nouvelles commandes pour un sous-traitant dont le compte est bloqué, menu Outils / Tiers / Sous-traitants / Générales / Autoriser la saisie de commandes si le compte est bloqué.
Exemple
Par exemple si un sous-traitant est en cessation d'activité ou connaît des difficultés techniques temporaires.
Saisissez ou modifiez le numéro de référence ou de compte sous lequel l'entreprise est enregistrée chez le sous-traitant. Le champ accepte jusqu'à 20 caractères alphanumériques.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou dans les éditions.
Editions
N° de paramétrage : Sélectionnez le numéro du modèle d'édition à utiliser par défaut lors de l'impression d'un appel d'offre pour le fournisseur. Vous pouvez utiliser la touche F4 ou l'icône , voire saisir un numéro de paramétrage manuellement.
Nb exemplaires : Indiquez le nombre d'exemplaires d'appels d'offre qui seront édités par défaut.
Au moment de l'édition vous pourrez sélectionner un modèle et un nombre d'exemplaires différent. Ces paramètres ne s'appliquent pas aux éditions effectuées depuis la liste des appels d'offre.
N° de paramétrage : Sélectionnez le numéro du modèle d'édition à utiliser par défaut lors de l'impression d'une commande pour le sous-traitant. Vous pouvez utiliser la touche F4 ou l'icône , voire saisir un numéro de paramétrage manuellement.
Nb exemplaires : Indiquez le nombre d'exemplaires qui seront édités par défaut.
Au moment de l'édition vous pourrez sélectionner un modèle et un nombre d'exemplaires différents. Ces paramètres ne s'appliquent pas aux éditions effectuées depuis la liste des commandes sous-traitants.
N° de paramétrage : Sélectionnez le numéro du modèle d'édition à utiliser par défaut lors de l'impression d'une facture pour le sous-traitant. Vous pouvez utiliser la touche F4 ou l'icône , voire saisir un numéro de paramétrage manuellement.
Nb exemplaires : Indiquez le nombre d'exemplaires qui seront édités par défaut.
Au moment de l'édition vous pourrez sélectionner un modèle et un nombre d'exemplaires différents. Ces paramètres ne s'appliquent pas aux éditions effectuées depuis la liste des factures sous-traitants.
Fiche
Ce champ indique la date à laquelle la fiche du sous-traitant a été créée, elle ne peut être modifiée.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou les éditions.
Exemple
N'afficher dans la liste des clients que ceux dont la fiche a été constituée il y a moins d'un an.
Chaque fois que vous réalisez une modification sur la fiche du sous-traitant, la date de dernière modification se remet automatiquement à jour, elle n'est pas saisissable.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou les éditions.
Exemple
N'afficher que les sous-traitants pour lesquels un changement est intervenu au cours du semestre.