(Menu Outils / Données / Import)
Cet assistant permet d'importer des données en provenance d'autres logiciels. Il sera possible d'importer toutes sortes de données : références fournisseurs, fichiers clients, familles éléments...
Les différentes étapes de cet assistant vous guideront pas à pas, du paramétrage initial à l'importation proprement dite.
Notez que ce menu sera uniquement présent si l'utilisateur connecté en tant qu'administrateur.
Cette étape vous permet de sélectionner la table de la base de données dans laquelle vous souhaitez importer vos données.
Une liste comportant les tables susceptibles de recevoir vos données constitue l'interface principale de cette étape.
Sélectionnez dans cette liste la table en rapport avec les données que vous souhaitez importer. Lors du lancement de votre import, de nouveaux enregistrements seront créés dans cette table.
Une fois que vous avez sélectionné la table souhaitée, l'étape suivante vous permettra de sélectionner le fichier à importer.
Exemple
Vous souhaitez importer une liste d'éléments à partir d'un autre logiciel. Vous devrez alors sélectionner la table Eléments.
C'est dans cette étape que vous sélectionnerez le fichier contenant les données que vous souhaitez importer.
Ce fichier pourra être aux formats suivants :
Dans cette étape, 2 choix vous sont proposés :
Le bouton [Modifier] (accessible également par la combinaison de touches Alt + M) vous permet de modifier la méthode d'import sélectionnée.
Il vous donnera accès à une étape qui sera fonction du type de fichier choisi.
Cliquez sur le type concerné pour une description de l'étape correspondante. Sage Multi Devis Entreprise vous propose les types de fichier suivants :
Fichier texte,
Table ACCESS,
Fichier EXCEL.
Le bouton [Supprimer] (accessible également par la combinaison de touches Alt + S) vous permet de supprimer la méthode d'import sélectionnée. Un message vous demandera de confirmer cette suppression.
Une fois votre choix arrêté, vous devrez indiquer dans la zone de sélection, Fichier de données, le chemin du fichier contenant les données à importer.
Selon le type de fichier que vous importerez, l'étape suivante différera. Cliquez sur le type concerné pour une description de l'étape correspondante.
Cette étape vous permet de visualiser le contenu du fichier que vous souhaitez importer, ainsi que de régler divers paramètres relatifs au format du fichier et à l'importation.
Il est possible d'importer 2 types de fichiers textes :
Fichier texte avec enregistrements de longueur fixe : également appelé format ASCII pur, ce format de fichier décrit un fichier texte dont chaque enregistrement possède le même nombre de caractères, les caractères manquants devant être complétés par des espaces.
Chaque ligne de ce fichier contient un enregistrement, et chaque enregistrement peut contenir plusieurs champs.
Exemple
Un fichier ASCII pur contenant une liste de clients avec le champ Code sur 8 caractères :
MARTY...
Le point "." représente la saisie d'un espace. En effet, l'espace est nécessaire pour le client MARTY car son code ne comporte que 5 caractères au lieu de 8. Il est donc nécessaire de combler le caractère manquant avec un espace.
Fichier texte avec enregistrements délimités : également appelé format ASCII délimité, ce format de fichier décrit un fichier texte dont chaque enregistrement est délimité par un caractère spécial. A l'inverse du format ASCII pur, il n'est pas nécessaire que chaque champ possède le même nombre de caractères. C'est le caractère de délimitation qui sépare les différents champs, et non la longueur des champs.
Chaque ligne de ce fichier contient un enregistrement, et chaque enregistrement peut contenir plusieurs champs.
Dans le cas où un champ contient des espaces, il est possible de l'encadrer avec des guillemets pour bien le distinguer des autres champs. Si vous importez un fichier ASCII délimité, la coche Supprimer les guillemets qui encadrent les valeurs sera accessible et vous permettra, si elle est cochée, de supprimer les éventuels guillemets utilisés.
Il est possible de choisir, via la liste déroulante prévue à cet effet, le caractère de délimitation utilisé parmi les caractères suivants :
le point (".")
la virgule (",")
le point-virgule (";")
les deux points (":")
la tabulation (utilisation de la touche de tabulation de votre clavier)
Exemple
Un fichier ASCII délimité contenant une liste de clients avec le champ Code et le champ Nom séparés par une virgule (",") pourrait avoir le contenu suivant :
MARTY,"Marty",
On distingue très bien les différents champs, séparés par une virgule. La virgule à la fin de chaque ligne est nécessaire pour terminer le dernier champ de l'enregistrement.
La présence des guillemets dans le nom permet la saisie d'un espace dans ce dernier : toute chaîne de caractères placée entre guillemets sera considérée comme un champ complet.
Le type de fichier est déterminé automatiquement par Sage Multi Devis Entreprise, qui ajustera les champs concernés en conséquence et détectera le caractère de délimitation utilisé. Vous pouvez néanmoins modifier ces choix selon vos souhaits.
Outre son format, un fichier texte est également caractérisé par son jeu de caractères.
Le jeu de caractères est l'ensemble des caractères qu'un système d'exploitation est capable d'afficher. Il s'agit de la représentation numérique des caractères au sein du système d'exploitation utilisé.
Ne pas confondre le Jeu de Caractères avec la Police de Caractères.
Le jeu de caractères est la représentation interne sous forme numérique des caractères.
La police de caractères concerne uniquement l'apparence des caractères, le codage interne du caractère ne change pas quelle que soit la police utilisée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le jeu de caractères, cliquez ici.
Une liste déroulante vous permet d'indiquer le format utilisé. Cette liste vous propose les choix suivants :
Format ASCII : vous permet d'indiquer que le fichier texte est au format ASCII, donc créé à partir de MS-DOS® ou tout autre système d'exploitation utilisant ce format (généralement des systèmes assez anciens, n'utilisant que le mode texte).
Format ANSI : vous permet d'indiquer que le fichier texte est au format ANSI, donc créé à partir de Windows® .
SAGE Multi Devis Entreprise reconnaît automatiquement le jeu de caractères utilisé, ajuste cette liste en conséquence et réalise la conversion des jeux de caractères automatiquement. Il vous sera néanmoins possible de changer le choix proposé.
Cette étape vous propose un aperçu visuel du contenu du fichier que vous souhaitez importer.
Utilisez la règle horizontale rouge afin de choisir la ligne à partir de laquelle débutera l'import. Pour ceci, cliquez sur cette ligne rouge avec le bouton gauche de la souris, et tout en le maintenant enfoncé, déplacez la règle au-dessus de la ligne du fichier que vous souhaitez. Toutes les lignes situées en dessous de la règle de délimitation rouge seront prises en compte pour l'import.
En fonction du type de fichier texte que vous importerez, l'étape suivante différera.
Cliquez sur le type souhaité afin d'avoir une description de la prochaine étape :
Cette étape permet de sélectionner la table d'un fichier ACCESS que vous souhaitez importer.
Un fichier ACCESS est une base de données créée avec le logiciel ACCESS® de Microsoft. Ce logiciel produit des fichiers dont l'extension est .mdb.
Ces bases de données sont constituées d'un ensemble de tables. Chaque table représente une entité précise en rapport avec la finalité de la base de données.
Une application de Facturation pourrait utiliser des tables représentant des clients, fournisseurs, articles, etc...
SAGE Multi Devis Entreprise vous offre la possibilité d'importer des données en provenance d'une table ACCESS de votre choix.
La liste des tables vous présente toutes les tables contenues dans le fichier sélectionné.
Cliquez sur une table de votre choix afin d'importer les données qu'elle contient.
Un fichier EXCEL est un fichier créé avec le tableur EXCEL® de Microsoft®. Ce logiciel produit des fichiers dont l'extension est .xls.
Ces fichiers sont généralement des tableaux, avec lignes et colonnes. Pour qu'un fichier EXCEL puisse être importé, il devra comporter autant de colonnes que de champs et autant de lignes que d'enregistrements à importer.
Exemple
Un fichier EXCEL contenant une liste d'employés pourrait posséder la structure suivante :
- Ligne 1, colonne 1 : code du premier employé,
- Ligne 1, colonne 2 : nom du premier employé,
- Ligne 2, colonne 1 : code du deuxième employé,
- Ligne 2, colonne 2 : nom du deuxième employé,
etc.
Pour pouvoir utiliser ce type d'import, il est obligatoire que le logiciel EXCEL® soit installé sur le poste sur lequel s'effectuera l'import.
Une fois votre fichier sélectionné dans l'étape précédente, cette étape vous fournira un aperçu du contenu du fichier sélectionné :
Cet aperçu respecte scrupuleusement la structure du fichier EXCEL que vous importez, chaque colonne et chaque ligne visible dans cet aperçu correspondront à la même colonne et à la même ligne du fichier.
Le champ Ligne de Départ vous permettra de sélectionner la ligne du fichier à partir de laquelle débutera l'import. Toutes les lignes à partir de celle-ci seront importées.
Vous pouvez également choisir la ligne de départ en cliquant directement avec la souris dans l'aperçu du fichier. Un rectangle bleu encadrera cette ligne et son numéro s'affichera dans le champ Ligne de Départ.
Cette étape apparaîtra uniquement si vous importez un fichier texte avec enregistrements de longueur fixe. Elle vous permettra de délimiter les différents champs de chaque enregistrement.
Le principe est le suivant : alors qu'un fichier avec enregistrements délimités permet de distinguer au premier coup d'oeil les différents champs de l'enregistrement, dans un fichier texte avec enregistrements de longueur fixe, les champs ne possèdent pas de délimiteur, ils ne sont pas différenciables. Il faut donc les délimiter afin de les importer correctement.
Cette délimitation se fait à l'aide de taquets de délimitation. Chaque taquet représente la limite d'un champ.
L'étape vous présente un aperçu du contenu du fichier, ainsi qu'une règle dont la graduation maximum représente le nombre de caractères du plus grand enregistrement du fichier.
Chaque champ doit être encadré par 2 taquets situés de part et d'autre de ce champ.
Lorsque vous aurez posé un taquet, un trait rouge vertical apparaîtra représentant la limite du champ et le début du champ suivant.
La manipulation des taquets de délimitation se fait de la manière suivante :
Cette étape présente sous forme de tableau les différentes informations du fichier, une fois tous les réglages précédents correctement ajustés.
Tous les différents champs précédemment délimités seront ventilés en autant de colonnes. Si la délimitation ne correspond pas à vos souhaits, vous devrez revenir à l'étape précédente afin de réaliser une délimitation correcte.
Cette étape présente sous forme de tableau les différentes informations du fichier, une fois tous les réglages précédents correctement ajustés.
Cette étape vous permet de faire correspondre les données de votre fichier d'import avec les données de Sage Multi Devis Entreprise.
La liste Informations du fichier représente sous forme de tableau, les données du fichier d'import délimitées selon les réglages effectués lors des étapes précédentes.
La liste Données du Logiciel représente sous forme arborescente les données de Sage Multi Devis Entreprise en rapport avec les données importées : si vous importez des articles, tous les champs du logiciel relatifs aux articles seront disponibles.
Afin de créer une correspondance, procédez de la manière suivante :
Cette étape permet de modifier la méthode d'importation des données et d'agir sur leur contenu.
Il sera ainsi possible d'importer des données dont le contenu sera adapté en fonction de vos besoins, par le biais de formules de calcul ou de tables de correspondance.
Il sera également possible d'importer une sélection d'éléments dont vous fixerez vous-même les bornes.
Cette étape se présente sous la forme d'un tableau, comprenant 6 colonnes correspondant à différentes manières de moduler les données importées.
Cette colonne est inaccessible et donc non modifiable.
Chaque ligne de cette colonne correspond à une information de Sage Multi Devis Entreprise en rapport avec l'import effectué, et susceptible d'être importée.
Renseignez dans cette zone de sélection, pour chaque donnée susceptible d'être importée, une formule de calcul permettant de modifier cette donnée.
Vous disposez de 3000 caractères alphanumériques pour renseigner cette colonne.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les formules utilisables, cliquez ici.
Sélectionnez dans cette zone de sélection, pour chaque donnée importable, une méthode de conversion de cette donnée.
Ceci permet de transformer des informations existantes dans votre fichier par d'autres susceptibles d'être interprétées par Sage Multi Devis Entreprise.
Vous disposez de 20 caractères alphanumériques pour renseignez cette colonne.
Si vous souhaitez en savoir plus sur l'utilisation de la conversion, cliquez ici.
Pour chaque donnée importable, cette colonne vous permet d'indiquer une borne inférieure à partir de laquelle, toutes les données correspondantes dans votre fichier, seront importées.
Vous disposez de 40 caractères alphanumériques pour renseigner cette colonne.
Pour chaque donnée importable, cette colonne vous permet d'indiquer une borne supérieure au-delà de laquelle, toutes les données correspondantes dans votre fichier, ne seront plus importées.
Vous disposez de 40 caractères alphanumériques pour renseigner cette colonne.
Cette colonne vous permet de décider si vous souhaitez mettre à jour la donnée correspondante.
Si vous cochez cette case, toutes les modifications que vous aurez effectuées dans les colonnes précédentes seront appliquées.
Cette étape permet de choisir le mode d'intégration des données importées.
Il sera possible de les intégrer de 3 manières possibles :
Ajouter les nouveaux enregistrements :
Seuls les enregistrements n'existant pas dans la base seront créés.
Modifier les enregistrements existants :
Si le fichier d'import contient des enregistrements présents dans la base, ceux-ci recevront les nouvelles valeurs.
Si le fichier contient des enregistrements inexistants dans la base, ceux-ci ne seront pas créés.
Ajouter ou modifier les enregistrements :
Ceci regroupe les deux modes précédents : les enregistrements présents dans la base seront modifiés et les enregistrements inexistants seront créés.
Par défaut, le mode d'enregistrement sélectionné sera Ajouter ou modifier les enregistrements.
Cette étape est un simple aperçu des données telles qu'elles apparaîtront ensuite dans Sage Multi Devis Entreprise.
Il se peut que les données à importer ne soient pas compatibles avec la structure des fichiers de la gamme Sage.
Le bouton [Liste des erreurs] ouvre une fenêtre permettant de visualiser les éventuelles données en erreurs.
Exemple
Vous importez un Employé dont le code est sur 10 caractères. Dans Sage Multi Devis Entreprise, le nombre de caractères pour le champ Code d'un Employé est limité à 5.
Par conséquent, cette importation comportera une anomalie, que vous pourrez visualiser ici.
Cette étape affiche le résultat de l'importation.
Le bouton [Liste des erreurs] ouvre une fenêtre permettant de visualiser les éventuelles données en erreurs.
Exemple
Vous importez un employé dont le code est sur 15 caractères. Dans Sage Multi Devis Entreprise, le nombre de caractères pour le champ Code d'un Employé est limité à 5.
Par conséquent, cette importation comportera une anomalie, que vous pourrez visualiser ici.
Le bouton [Terminer] permet de validation l'importation, ce qui enregistre définitivement les données dans la base.
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs
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