Les Etats des documents
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L'essentiel...
Différenciez les documents d'un même type
La notion d'état permet de différencier les documents en fonction des différentes actions qui ont été effectuées depuis leur création : à savoir s'il a été envoyé, accepté et s'il doit demeurer modifiable. Vous pouvez par exemple définir différents états pour les devis : à l'étude, expédié, refusé, signé...
Vous êtes libres de combiner ces différents critères au niveau de chaque état.
L'état d'un document se précise au niveau de son entête.
Une plus grande sécurisation de vos documents
La possibilité d'affecter le critère non modifiable à un état constitue un pas important dans la sécurisation de vos documents : un devis accepté et signé par l'un de vos clients ne devra en effet pas faire l'objet de nouvelles modifications.
Une gestion des documents facilitée au quotidien
La notion d'état pour les documents facilite les tris, filtres, recherches, sélections et classements : que ce soit dans leur gestion (création, modification, suppression et édition des documents) ou lors de leur édition (n'éditer que les devis qui ont été acceptés et signés). En outre la liste des devis et des factures permet de filtrer simplement les documents par rapport à un état donné.
Au niveau des devis, la notion d'état vous permet d'autre part de segmenter votre activité de chiffrage et d'évaluer le taux de concrétisation de vos affaires (part des devis acceptés sur le total des devis soumis à vos clients).
Les champs d'en-tête...
Sélectionnez le type de document pour lequel vous souhaitez mettre en place des états. La liste met à votre disposition les types suivants :
Cochez cette case pour indiquer quel état sera proposé par défaut lors de la création d'un document. Vous pourrez cependant sélectionner un état différent si vous le souhaitez.
Vous ne pouvez définir par défaut un état correspondant à un document accepté et/ou non modifiable.
Saisissez ou modifiez le libellé de l'état.
Nous vous encourageons à saisir un libellé aussi explicite que possible, ceci afin de faciliter l'identification des états de vos documents : c'est en effet celui qui apparaîtra lors de la sélection depuis la liste des états des documents.
Cochez cette option pour indiquer que le document a fait l'objet d'un envoi à son destinataire.
Exemple
Expédition d'un bon de commande à votre fournisseur ou d'un devis à votre client.
Cochez cette option si vous souhaitez indiquer qu'un document a fait l'objet d'une acceptation.
Exemple
Envoi d'une situation de travaux pour validation par un cabinet d'architectes.
Cochez cette option si vous souhaitez que le document ne puisse pas faire l'objet de modifications. Vous aurez cependant toujours la possibilité de le rendre modifiable si nécessaire.
Exemple
Ce sera par exemple le cas pour un devis accepté et signé par un client.
Vous pouvez saisir ou modifier un commentaire descriptif. Cette information pourra efficacement compléter le libellé dans les listes et les éditions.
Décochez cette case pour que l'état ne soit plus utilisable au sein des documents de Sage Multi Devis Entreprise : il sera cependant maintenu dans les documents existants.
Ce réglage est modifiable à tout moment, vous pouvez ainsi réactiver un état que vous avez préalablement désactivé. Notez que l'état par défaut ne peut être désactivé.
Exemple
Si vous ne souhaitez plus gérer la notion d'acceptation non signée des devis, il ne vous sera plus possible d'indiquer cet état pour tout nouveau devis, il sera cependant maintenu sur les devis existants.
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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