Commandes automatiques
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L'essentiel...
Obtenez sans effort vos demandes de prix et commandes sous-traitants ...
Cette option vous permet de générer des commandes ou des appels d'offre sous-traitants automatiques.
Il vous est possible de créer ces commandes ou appels d'offre selon différents critères de sélection de devis clients, et de choisir également le sous-traitant auprès duquel vous effectuerez votre commande automatique, en fonction de diverses caractéristiques.
Notez que les commandes sous-traitants concernent les éléments de tous types.
Les appels d'offre et commandes ainsi obtenues pourront être modifiées manuellement pour tenir compte de l'évolution de la tarification des sous-traitants habituels.
Différents réglages de préférence peuvent modifier le fonctionnement où les critères de sélection proposés. Veuillez consulter ces préférences pour plus d'information :
Pour obtenir une vue d'ensemble des documents commerciaux, cliquez ici.
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Les champs d'en-tête...
Indiquez dans ce champ un intervalle de dates dans lequel se trouvent les devis clients à prendre en compte pour la création automatique. Tous les devis dont la date se situe dans cet intervalle et répondant aux autres conditions, seront traitées.
Vous disposez de plusieurs méthodes pour renseignez cette période. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Origine
Indiquez la nature des pièces clients qui seront la source des nouveaux documents sous-traitants. Par défaut, le champ est réglé sur Devis.
Utilisez la touche C pour Commandes ou la touche D pour Devis.
A l'aide de l'icône 
ou de la touche F4 vous accéderez également au deux choix :
-
Devis
-
Commandes
Sélectionnez l'état que doivent avoir les devis clients pour être retenus dans la liste des pièces transférables.
La création des états s'effectue depuis le menu Initialisation / Documents / Etats des documents.
Par défaut, aucun état n'est renseigné.
L'absence d'information dans ce champ équivaut à prendre tous les devis sans sélection sur leur état.
Sélectionnez les clients (ou maîtres d'ouvrages) pour lesquels vous souhaitez limiter le traitement des devis, via la touche F4 ou l'icône , vous pouvez aussi saisir le code d'un client.
Seuls les devis établis pour les clients (ou maîtres d'ouvrages) sélectionnés seront pris en compte, dans le cas contraire ce seront tous les devis sans distinction de client (ou de maître d'ouvrage).
En complément de tous les filtres dont vous disposez pour réduire la liste des devis clients, vous pouvez la limiter aux seuls devis que vous aurez sélectionnés : pour cela vous pouvez saisir une référence ou effectuer une sélection de devis dans la liste à l'aide de l'icône ou de la touche F4.
Si vous sélectionnez un devis qui n'a pas été rédigé au cours de la période retenue, il ne sera pas traité.
Destination
Sélectionnez dans cette liste déroulante, le type de document que vous souhaitez générer.
Les choix proposés sont les suivants :
- Commande :
Une commande sous-traitant sera générée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les commandes sous-traitants, cliquez ici.
-
Appel d'offre :
Un appel d'offre sera généré.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les appels d'offre, cliquez ici.
Par défaut, ce champ sera positionné sur Commande.
Sélectionnez les sous-traitants auprès desquels vous souhaitez passer une commande ou un appel d'offre. Vous pouvez encore saisir le code d'un sous-traitant ou faire appel à la liste de ceux existants via la touche F4 ou l'icône .
En l'absence de sélection tous les sous-traitants seront pris en compte.
Seuls les articles référencés chez les sous-traitants sélectionnés pourront être commandés.
La sélection du code sous-traitant détermine le compte collectif et le compte tiers qui seront associés à l'écriture d'achat au moment du transfert de cette pièce.
Spécifications
Indiquez si vous souhaitez regrouper tous les devis par sous-traitant ou générer un document sous-traitant pour chaque devis client
Utilisez la touche O pour Oui ou la touche N pour Non.
A l'aide de l'icône ou de la touche F4 vous accéderez également au deux choix :
-
Oui : un document et un seul pour chaque sous-traitant;
-
Non : un document et un seul pour chaque devis client.
Date de l'appels d'offre sous-traitant
Saisissez la date que porteront les documents générés.
Par défaut, le programme affiche la date du jour qui sera prise en compte pour le calcul des échéances des documents.
Vous pouvez entrer la date de deux façons :
-
En la saisissant directement dans le champ, au format JJMMAA ou JJMMAAAA
-
En utilisant le calendrier : cliquez sur l'icône
ou utilisez la touche de fonction F4 afin de faire apparaître le calendrier. Vous pourrez ainsi choisir la date directement en cliquant sur le jour souhaité.
Eléments
Lors de la génération des commandes ou des appels d'offre, tous les articles sont normalement pris en compte, cependant vous pouvez vous restreindre à une nature en particulier.
La sélection d'une nature s'effectue à l'aide de l'icône 
ou de la touche F4.
La génération, de commandes et d'appels d'offre, automatique peut à votre convenance se limiter aux familles d'une bibliothèque. Pour cela saisissez le code d'une famille ou effectuez une sélection dans la liste de celles existantes à l'aide de l'icône ou de la touche F4.
Exemple
Vous pouvez par exemple ne demander que la génération des commandes des fournitures de la famille couverture.
Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour sélectionner les articles de votre choix. Vous pouvez aussi saisir le code d'un article en particulier.
Si vous n'effectuez aucune sélection, tous les articles seront considérés lors du traitement.
Les commandes automatiques concernent les éléments de tous types et de toutes natures.
Indiquez si vous souhaitez prendre en compte les matériaux non référencés définis dans les devis clients.
Seuls les éléments non référencés pour lesquels un code sous-traitant a été spécifié dans les devis clients seront traités.
Les éléments non référencés sont toujours commandés selon le sous-traitant, la quantité, l'unité et le déboursé du document.
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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