Assistant de gestion des tarifs grossistes

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L'essentiel...

Facilitez la saisie des références proposées par vos fournisseurs

Dans le but de faciliter la saisie des références proposées par vos fournisseurs, SAGE Multi Devis Entreprise  met à votre disposition une interface permettant de réaliser l'import des tarifs des grossistes les plus courants sur le marché.

Notez que les références importées ne concernent que des articles de type fournitures et matériaux.

Mettez à jour les tarifs de vos fournisseurs de manière simple et efficace

L'import peut être réalisé autant de fois que vous le souhaitez pour les fournisseurs de votre choix : il ne vous reste dès lors qu'à préciser les remises éventuelles qui vous sont accordées par ces derniers.

Lors des mises à jour des tarifs de vos fournisseurs, il vous suffit de réaliser un nouvel import pour bénéficier de données actualisées.

Il convient de préciser que les références importées ne sont pas créées en bibliothèque, elles sont rattachées aux fournisseurs qui les proposent à leur catalogue.

A un article de votre bibliothèque peuvent être rattachées les références de différents fournisseurs et par conséquent différentes conditions d'achat : vous êtes ainsi toujours assuré de travailler avec les bons tarifs en fonction du fournisseur auquel vous vous adressez.

La mise à jour régulière de vos tarifs fournisseurs est donc le gage d'une gestion des achats optimum.

Sachez que dans un souci de commodité, SAGE Multi Devis Entreprise  vous permet de constituer une bibliothèque à partir des références d'un fournisseur : cette solution présente l'avantage de vous épargner la création de vos propres articles, mais en contre-partie la codification de vos articles sera la même que celle de votre fournisseur.

Import de tarifs grossistes et import de bibliothèques : deux notions différentes

L'import de tarifs grossistes diffère de l'import de bibliothèques :

• l'import de bibliothèques correspond à l'import d'ouvrages dont le détail est défini, à titre de préconisation, par des sociétés ou organismes : Gible, Batiprix...,
• l'import de tarifs fournisseurs correspond à l'import de références de type fournitures et matériaux qui constituent le catalogue d'un fournisseur.

L'aide étape par étape...

Choix du grossiste

Sélectionnez le grossiste de votre choix dans la liste de ceux proposés par SAGE Multi Devis Entreprise  : à l'aide de la souris ou en navigant dans la liste à l'aide des touches fléchées du clavier.

Utilisez les touches Page Up et Page Down pour réaliser un défilement de la liste par page.

Le grossiste retenu est indiqué en surbrillance, cliquez à présent sur le bouton Suivant.

Paramètres

La prochaine étape consiste à préciser le répertoire où se situent les fichiers nécessaires à la procédure d'import : que ce soit sur un lecteur local (connecté directement à votre machine) ou un lecteur réseau, à savoir un disque dur, une disquette, un CD-ROM ou un DVD-ROM...

Indiquez dans le champ Répertoire l'emplacement requis. Vous pouvez effectuer une recherche à travers l'arborescence de votre machine en utilisant la touche F4 ou l'icône : vous disposez alors d'une fenêtre de recherche au format standard Windows© . Pour valider le choix d'un répertoire, vous devez sélectionner l'un des fichiers qu'il contient.

Précisez dans le champ Fournisseur associé le code du fournisseur pour lequel vous importez les tarifs. Vous pouvez saisir un code manuellement ou effectuer une recherche dans une liste à l'aide de la touche F4 ou de l'icône .

La sélection d'un fournisseur est obligatoire.

Cliquez sur le bouton Suivant de manière à poursuivre la procédure : SAGE Multi Devis Entreprise  vous demande confirmation de l'import des fichiers.

Cliquez sur le bouton Oui pour débuter le traitement.

Résultats de l'import

La procédure d'import est entamée.

La fenêtre Résultats de l'import vous fournit de précieux indicateurs sur son déroulement :

• Nombre de données à importer : nombre de références que contiennent les tarifs,

• Nombre de données importées avec succès : nombre de références qui ont été ajoutées ou mises à jour dans les tarifs du fournisseur,

• Nombre d'enregistrements créés : nombre de références qui ont été ajoutées aux tarifs du fournisseur, il s'agit de références dont il ne disposait pas à son catalogue jusqu'à lors (ou que vous aviez supprimées),

• Nombre d'enregistrement uniquement modifiés : nombre de références qui ont été mises à jour dans les tarifs du fournisseur, il s'agit donc de références dont il disposait déjà à son catalogue,

• Nombre de données rejetées : nombre de références qui n'ont pu être traitées.

Elle affiche en outre une jauge de progression qui vous donne une estimation de l'état d'avancement de l'import.

Si vous souhaitez interrompre le traitement en cours, cliquez sur le bouton [Annuler] : les tarifs déjà importés seront cependant conservés.

A l'issue de la procédure, le bouton est automatiquement activé si des anomalies ont été constatées : cliquez dessus pour en consulter le détail.

Exemple

Cela peut notamment se produire si les fichiers qui vous ont été fournis ne sont pas conformes ou corrompus : absence de libellé sur une référence, code article trop long, fichier endommagé... 

Les questions les plus fréquemment posées

Bien qu'en possession des tarifs d'un grossiste, SAGE Multi Devis Entreprise  m'informe que l'ensemble des fichiers nécessaires ne sont pas disponibles.

A cela plusieurs raisons possibles :

• Les tarifs nécessitent une phase d'installation sur le disque dur de votre machine de manière à être exploitables,

• Les tarifs sont présentés sous la forme d'une archive qu'il vous faut décompresser pour en permettre l'import,

• Le grossiste a opéré de récentes modifications sur la structure ou l'organisation des fichiers nécessaires à la procédure,

• Les tarifs se présentent sous la forme d'un catalogue électronique destiné à des buts de consultation uniquement : c'est généralement le cas lorsqu'ils vous sont fournis à titre gratuit.

Sachez que la majorité des tarifs grossistes nécessitent un paiement de votre part, et dans certains cas il vous sera transmis un code de sérialisation destiné à en autoriser la bonne exploitation.

Des enregistrements sont rejetés au cours de la procédure.

Des anomalies ont été constatées, les références ne peuvent donc être traitées par SAGE Multi Devis Entreprise.

Exemple

Cela peut notamment se produire si les fichiers qui vous ont été fournis ne sont pas conformes ou corrompus : absence de libellé sur une référence, code article trop long, fichier endommagé... 

A l'issue de l'import les références ne sont pas présentes en bibliothèque.

L'import de tarifs grossistes diffère de l'import de bibliothèques, il ne sert en effet qu'à automatiser la saisie des références proposées par un fournisseur. Vous pouvez cependant constituer une bibliothèque à partir des tarifs d'un fournisseur, à l'aide de l'option de création automatique des éléments.

Pour obtenir de plus amples informations sur la création automatique des éléments, cliquez ici.

Je possède les tarifs d'un grossiste qui ne figure pas dans la liste.

L'import des fichiers reste encore possible dans la mesure où les fichiers qui vous ont été fournis sont structurés de manière précise : il peut s'agir d'un fichier texte, d'un fichier de tableur au format EXCEL© ou d'un fichier de base de données au format ACCESS© .

Pour obtenir de plus amples informations sur l'import de données, cliquez ici.