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Des zones supplémentaires, pour quoi faire ?
Les zones supplémentaires sont des champs que vous pouvez ajouter aux fiches afin d'y indiquer des informations supplémentaires personnalisées de type Texte, Date / Heure, Valeur numérique ou Choix multiple.
Les zones supplémentaires ainsi créées vous seront proposées dans l'onglet Suppléments des fiches.
L'accès à cette fenêtre de création des zones supplémentaires n'est possible qu'après déconnexion de tous les utilisateurs du dossier.
Des zones supplémentaires peuvent être ajoutées dans l'onglet Supplément des fiches suivantes :
Eléments
Ressources
- Matériel
- Salariés
Tiers :
- Chargés d'affaires
- Clients/Maîtres d'ouvrage
- Fournisseurs
- Sous-traitants
Affaires
Documents (en-tête et lignes) :
- Clients : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Situations de travaux, Factures
- Fournisseurs : Demandes de prix, Commandes, Bons de réception, Renvois de marchandises, Factures
- Sous-traitants : Appels d'offre, Commandes, Factures
Chantiers
Un maximum de 10 zones supplémentaires peut être défini pour chacune de ces fiches.
Notez que le rôle de la zone supplémentaire ne se limite pas à la simple consultation, en effet, sachez que cette information est stockée dans la base de donnée et peut être utilisée dans les éditions.
En outre, le résultat renvoyé dans la zone supplémentaire peut lui-même être exprimé par une formule de calcul. Grâce à celle-ci, la zone supplémentaire n'est plus seulement un champ consultable ou saisissable, mais un champ dont la valeur est calculée de manière dynamique, en fonction d'autres éléments de la base de données.
Pour obtenir de plus amples informations sur la rédaction d'une formule (script) de champ supplémentaire, cliquez ici.
Par ailleurs, si une zone supplémentaire a été créée dans la fiche Article avec le même nom et de même type qu'une zone supplémentaire des lignes du document courant, alors les données saisies dans la zone supplémentaire de la fiche Article sont automatiquement récupérées dans celle des lignes du document.
En outre, sachez que si une zone supplémentaire a été créée dans la fiche Client/Fournisseur avec le même nom et de même type qu'une zone supplémentaire d'en-tête du document courant, alors les données saisies dans la zone supplémentaire de la fiche Client/Fournisseur sont automatiquement récupérées dans celle d'en-tête du document (client ou fournisseur).
Notez enfin que certaines zones supplémentaires pourront être affichées ou masquées selon vos réglages de préférences. Par exemple, les zones supplémentaires liées aux commandes clients ne seront proposées que si l'option des commandes est activée sur le dossier via les préférences.
Pour obtenir de plus amples informations sur les préférences, cliquez ici.
Ce champ est une liste déroulante vous permettant de choisir le type de votre zone supplémentaire, parmi les types suivants :
Texte : Ce type vous permet de créer une zone supplémentaire dans laquelle des caractères alphanumériques pourront être saisis. Il vous sera possible de paramétrer le nombre de caractères à saisir, le format du texte et si cette zone doit obligatoirement être saisie ou non.
Pour de plus amples informations sur les différents paramètres de ce type de zone supplémentaire, cliquez ici.
Valeur numérique : Ce type vous permet de créer une zone supplémentaire contenant obligatoirement une valeur numérique. Vous pourrez paramétrer sa plage de valeurs, le nombre de chiffres de sa partie entière, de sa partie décimale et choisir si vous souhaitez affichez la valeur zéro ou non.
Pour de plus amples informations sur les différents paramètres de ce type de zone supplémentaire, cliquez ici.
Date/Heure : Ce type vous permet de créer une zone supplémentaire contenant une date ou une heure. Vous pourrez paramétrer le format d'affichage de cette zone parmi différents formats possibles.
Pour de plus amples informations sur les différents paramètres de ce type de zone supplémentaire, cliquez ici.
Choix multiple : Ce type vous permet de créer une liste déroulante à choix multiples. Vous aurez ainsi la possibilité de créer des listes de choix du même type que la présente liste de types.
Pour de plus amples informations sur les différents paramètres de ce type de zone supplémentaire, cliquez ici.
Saisissez dans ce champ le libellé de la zone supplémentaire. Ce libellé apparaîtra en face du champ correspondant à votre zone supplémentaire.
Ce champ permet la saisie de 30 caractères alphanumériques.
Les options proposées dépendent directement du choix réalisé dans le champ d'en-tête Type.
Cette page vous présente donc successivement les options accessibles pour chacun des types de propriétés de calculs :
Une zone supplémentaire de type texte vous permet de saisir du texte alphanumérique. Vous aurez la possibilité de saisir un nombre limité de caractères, lettres ou chiffres.
Nous vous rappelons que le choix du type de zone supplémentaire est réalisé via le champ Type.
Pour obtenir de plus amples informations sur le choix du type de zone, cliquez ici.
Indiquez dans ce champ la quantité de caractères que vous pourrez saisir dans votre zone supplémentaire.
La valeur saisie devra être comprise entre 1 et 999.
Ce champ est une liste déroulante dans laquelle vous pourrez choisir le format que vous souhaitez appliquer au texte saisi dans votre zone supplémentaire.
3 choix vous sont proposés :
Cochez cette case si vous souhaitez que cette zone supplémentaire soit obligatoirement saisie.
Vous ne pourrez pas quitter la fiche contenant la zone supplémentaire tant que celle-ci ne sera pas renseignée.
Une zone supplémentaire de type valeur numérique permet de saisir une valeur dont il vous est possible de paramétrer l'intervalle de valeurs et le nombre de chiffres des parties entière et décimale.
Nous vous rappelons que le choix du type de zone supplémentaire est réalisé via le champ Type.
Pour obtenir de plus amples informations sur le choix du type de zone, cliquez ici.
Indiquez dans ce champ le nombre de chiffres maximum autorisé pour la partie entière de la valeur numérique (à gauche du séparateur décimal).
Il vous sera possible d'indiquer un nombre de chiffres compris entre 1 et 20, vous permettant ainsi d'obtenir un maximum de 20 chiffres pour la partie entière.
Exemple
Vous souhaitez créer une valeur numérique avec 5 chiffres pour la partie entière et 2 chiffres pour la partie décimale.
Un exemple de valeur numérique respectant ce format pourrait être : 19634,36.
Indiquez dans ce champ le nombre de chiffres maximum autorisé pour la partie décimale de la valeur numérique (à droite du séparateur décimal).
Il vous sera possible d'indiquer un nombre de chiffres compris entre 0 et 9, vous permettant ainsi d'obtenir un maximum de 9 chiffres pour la partie décimale.
Exemple
Vous souhaitez créer une valeur numérique avec 5 chiffres pour la partie entière et 2 chiffres pour la partie décimale.
Un exemple de valeur numérique respectant ce format pourrait être : 19634,36.
Si vous cochez cette case, le champ correspondant à votre valeur numérique sera vide si cette valeur est nulle. Dans le cas contraire, la valeur zéro sera affichée en respectant le format défini dans le champ Partie décimale.
Exemple
Si vous avez spécifié 3 chiffres pour la partie décimale et si cette case est décochée, alors la valeur zéro sera affichée dans le format suivant : 0,000.
Indiquez dans ce champ la valeur minimum de votre zone supplémentaire.
Si vous saisissez une valeur inférieure à celle indiquée dans ce champ, Sage Multi Devis Entreprise vous en informera.
Vous devrez saisir une valeur supérieure ou égale à la valeur minimum, et dans le format indiqué dans les champs Partie entière et Partie décimale.
Exemple
Vous indiquez une valeur minimum de -10,00 : vous devrez alors saisir un nombre supérieur ou égal à -10,00.
Indiquez dans ce champ la valeur maximum de votre zone supplémentaire.
Si vous saisissez une valeur supérieure à celle indiquée dans ce champ, Sage Multi Devis Entreprise vous en informera.
Vous devrez saisir une valeur inférieure ou égale à la valeur maximum, et dans le format indiqué dans les champs Partie entière et Partie décimale.
Exemple
Vous indiquez une valeur maximum de 999,99 : vous devrez alors saisir un nombre inférieur ou égal à 999,99.
Sélectionnez dans cette liste déroulante, l'alignement que vous souhaitez effectuer pour cette zone supplémentaire.
Les choix proposés sont les suivants :
Centre
Gauche
Droite
Par défaut, ce champ sera positionné sur Droite.
Cochez cette case si vous souhaitez que la valeur numérique de cette zone supplémentaire apparaisse avec un séparateur de milliers.
Par défaut, ce champ sera positionné sur Droite.
Cochez cette case si vous souhaitez que cette zone supplémentaire soit considérée comme une valeur monétaire.
Par défaut, ce champ sera positionné sur Droite.
Une zone supplémentaire de type date/heure permet de saisir une date ou une heure de différents formats.
Nous vous rappelons que le choix du type de zone supplémentaire est réalisé via le champ Type.
Pour obtenir de plus amples informations sur le choix du type de zone, cliquez ici.
Ce champ est une liste déroulante vous permettant de choisir les différents formats dans lesquels votre zone supplémentaire sera affichée.
Ces formats sont les suivants :
Exemple
Vous souhaitez saisir la date suivante : 01 Décembre 2006.
Vous saisirez alors "011206" (ou "01122006") dans votre zone supplémentaire et la date 01/01/2006 apparaîtra automatiquement.
Mois/Année : si votre zone supplémentaire est à ce format, vous devrez y saisir une date au format MMAA ou MMAAAA. Le format Mois/Année sera alors automatiquement appliqué à votre saisie.
Exemple
Vous souhaitez saisir la date suivante : Décembre 2006.
Vous saisirez alors "1206" (ou "122006") dans votre zone supplémentaire et la date 12/2006 apparaîtra automatiquement.
Exemple
Vous souhaitez saisir l'heure suivante : 12h24
Vous saisirez alors "1224" dans votre zone supplémentaire et l'heure 12:24 apparaîtra automatiquement.
Heures:Minutes:Secondes : si votre zone supplémentaire est à ce format, vous devrez y saisir une heure au format HHMMSS. Le format Heures:Minutes:Secondes sera alors automatiquement appliqué à votre saisie.
Exemple
Vous souhaitez saisir l'heure suivante : 12h24mn35s
Vous saisirez alors "122435" dans votre zone supplémentaire et l'heure 12:24:35 apparaîtra automatiquement.
Une zone supplémentaire de type choix multiple permet de proposer différents choix par le biais d'une liste déroulante. Ceci permet de connaître toutes les possibilités de saisie d'un seul coup d'œil, mais également de restreindre la saisie à des possibilités préétablies.
Nous vous rappelons que le choix du type de zone supplémentaire est réalisé via le champ Type. Pour obtenir de plus amples informations sur le choix du type de zone, cliquez ici.
C'est dans cette zone que vous devrez saisir les différents choix dont vous souhaitez doter la liste déroulante de la zone supplémentaire.
Vous devrez saisir chaque choix sur une ligne différente de la liste, en appuyant sur la touche Entrée une fois que vous aurez saisi une ligne afin de passer sur la ligne suivante.
Vous pourrez affecter à chaque choix un raccourci clavier, afin de pouvoir y accéder directement par simple appui d'une touche. Pour ceci, vous devrez faire précéder cette lettre de raccourci du caractère "&".
Exemple
Vous souhaitez créer une liste de choix nommée "Etat" avec les choix suivants :
- Neuf
- Bon
- Assez bon
Vous souhaitez que la première lettre de chacun de ces choix soit utilisée comme raccourci clavier, faites précéder cette lettre du caractère "&".
La liste de choix se présentera comme ceci :
&Neuf
&Bon
A&ssez bon
Veillez à ne pas utiliser un raccourci clavier identique pour 2 choix différents.
Cette zone vous permet de tester votre zone supplémentaire. Elle correspond au type de zone que vous avez créé et utilise les paramètres que vous avez spécifiés.
Il s'agit donc de la réplique exacte de votre zone supplémentaire, exception faite du libellé, qui sera toujours Zone de test. Contrôlez dans cette zone le comportement et l'apparence de la zone supplémentaire courante.
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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