Retenues
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L'essentiel...
La retenue de garantie est un montant dont le règlement est généralement différé de un an par rapport à la date de l'établissement d'une facture.
Cette somme a pour objectif de couvrir les travaux de reprise éventuels pouvant intervenir durant la période considérée : le maître d'ouvrage dispose ainsi d'un recours lors de la livraison des travaux.
Une fois l'échéance atteinte, la somme retenue doit être versée au maître d'oeuvre.
Le taux d'une retenue de garantie est en principe égal à 5 % du montant T.T.C. net des factures établies dans le cadre du chantier.
Le montant des retenues de garantie vient donc en déduction du montant des échéances prévues au titre des conditions de règlement convenues avec le maître d'ouvrage.
Une retenue de garantie peut faire l'objet d'un cautionnement auprès d'un établissement ou d'un organisme financier, dans ce cas celui-ci prend à sa charge les travaux de reprise éventuels pouvant intervenir durant le délai d'une année après leur achèvement. Le paiement du montant cautionné est alors exigible au même titre que le reste du montant de la facture.
Notez que la caution ne fait l'objet d'aucun traitement particulier lors du transfert en comptabilité des factures sur lesquelles elle s'applique, elle entraîne seulement une augmentation du montant des échéances prévues au titre des conditions de règlement convenues avec le maître d'ouvrage.
Les retenues de garantie se définissent depuis le menu Initialisation / Documents / Retenues à partir desquels vous pourrez définir leurs conditions d'application.
Pour en savoir plus sur la saisie des retenues de garantie, cliquez ici.
Sachez que toutes les entreprises ne pratiquent pas la retenue de garantie. D'autre part le pourcentage des retenues appliquées au titre de la garantie ne doit normalement pas dépasser 5 %.
Les champs d'en-tête...
Saisissez dans ce champ le code de la retenue de garantie que vous souhaitez appliquer dans le cadre du chantier. Vous pouvez aussi effectuer une sélection via la liste des retenues à l'aide de la touche F4 ou de l'icône .
Les retenues de garantie sont mises en place depuis le menu Initialisation / Documents / Retenues.
Cette colonne n'est pas modifiable et rappelle le libellé qui décrit la retenue de garantie tel qu'il a été précisé dans le menu Initialisation / Documents / Retenues. Cela permet par exemple de distinguer les retenues de garantie effectuées au cours de la réalisation du chantier, de la retenue éventuellement appliquée en fin de travaux.
Indiquez dans cette colonne le pourcentage de retenue de garantie destiné à s'appliquer dans le cadre du chantier. Ce pourcentage peut avoir été défini dans le menu Initialisation / Documents / Retenues : il n'est pas modifiable au niveau du chantier s'il a été déclaré comme fixe.
Cette colonne indique le montant de base sur lequel la retenue de garantie doit s'appliquer, soit le montant du marché H.T. ou T.T.C. Ce choix s'effectue depuis le menu Initialisation / Documents / Retenues.
Chaque fois qu'un devis sera ajouté à la base de facturation du chantier, ce montant sera augmenté.
Le montant de la retenue est obtenue en appliquant le pourcentage de retenue sur le montant des travaux H.T. net ou T.T.C. net.
Pour rappel ce montant est calculé sur la base des devis ajoutés à la base de facturation du chantier.
Ce champ n'est saisissable que si la retenue associé n'a pas fait l'objet de demande de cautionnement (il reste cependant accessible dans le cas contraire, notamment pour tenir compte des saisies manuelles dans une version antérieure de Sage Multi Devis Entreprise ou une version sans l'option E-cautions).
Avec l'option E-caution activée, toute saisie dans ce champ entraîne une proposition de demande de caution.
Indiquez le montant de la retenue qui est cautionné par un établissement ou un organisme financier : celui-ci prend à sa charge les travaux de reprise en cas de nécessité. Le maître d'oeuvre, l'entreprise, peut alors demander l'exigibilité du montant cautionné au même titre que le reste des échéances de la facture.
Le montant de la caution ne peut excéder celui de la retenue de garantie.
Lors de l'insertion d'une retenue de garantie avec un cautionnement de type sur la Totalité des travaux, le champ Montant de la caution est alimenté automatiquement avec le montant de la retenue de garantie. Ce type de caution est incompatible avec l'option Sage e-caution. Pour exploiter les demandes de e-caution, il faut sélectionner une retenue ayant le mode de cautionnement "Selon Travaux".
Ce champ cumule le montant des demandes de caution non encore validées (signées), et vous permet de contrôler les retenues ayant déjà fait l'objet d'un cautionnement (champ Montant de la caution), ou en instance de l'être (champ Montant cautions demandées).
La somme Montant de la caution et Montant demandé ne peut être supérieure à Montant de la retenue.
La valeur de ce champ n'est pas saisissable, elle affiche le montant de caution imputé sur les documents. Il s'agit du montant imputé dans la pièce plus éventuellement le montant de caution qui a été imputé manuellement à postériori.
La valeur peut être saisie directement ou sélectionnées dans la liste des montants de caution imputé via l'icône 
.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation de la fenêtre Montant de caution imputé, cliquez ici.
La date d'exigibilité d'une retenue est obligatoire, elle correspond à la date à laquelle son règlement devra être effectué par le maître d'ouvrage ou un tiers payeur.
Chaque fois qu'une facture sera établie dans le cadre du chantier, la retenue appliquée sera exigible à la date indiquée.
La date proposée par défaut est obtenue en ajoutant à la date du jour le nombre de mois précisées sur sa fiche. Vous pouvez cependant la modifier.
Indiquez dans ce champ le compte comptable dans lequel sera porté le montant de la retenue de garantie lors du transfert comptable des factures.
Si vous avez établi un lien avec Sage 100 Comptabilité, vous pouvez effectuer une recherche des comptes existants en cliquant sur l'icône 
ou la touche F4.
Par défaut le compte proposé utilise la racine 4117, telle qu'elle a été paramétrée dans les préférences, et complétée par une partie du code du client.
Ce champ reprend par défaut le commentaire décrivant la nature de la retenue comme spécifié au niveau de sa fiche dans le menu Initialisation / Documents / Retenues. Vous pouvez le saisir, le modifier ou le supprimer au niveau du chantier.
Cette information permettra de clairement différencier une retenue d'une autre au niveau du chantier.
Bouton Nouvelle demande e-caution
Ce bouton permet de créer une nouvelle demande e-caution.
Voir Nouvelle demande e-caution pour plus d'informations.