Les Dépôts

(Menu Initialisation / Dépôts)

L'essentiel...

Le dépôt : un lieu de stockage et d'approvisionnement pour l'entreprise

Les dépôts désignent les lieux de stockage des éléments de type fournitures et matériaux dont dispose l'entreprise, et dans lesquels elle est amenée à s'approvisionner de manière plus ou moins fréquente pour les besoins de son activité.

Gérez plusieurs dépôts pour une même société

Sage Multi Devis Entreprise offre d'autre part une gestion multi-dépôts qui s'articule autour d'un dépôt principal et de dépôts annexes : tous restent cependant rattachés à l'entreprise. Une société peut par exemple compter un dépôt à son siège et différents dépôts dans plusieurs départements pour les besoins de son activité.

La notion de dépôt entreprise se différencie de la notion de stock chantier où les éléments seront généralement consommés sur place et non plus entreposés. Les dépôts ont donc un caractère permanent car ils sont normalement liés à l'existence de l'entreprise, à la différence des stocks chantiers qui sont temporaires et cessent d'exister à l'achèvement des travaux.

Un dépôt peut être déclaré inactif lorsque celui-ci est temporairement ou définitivement indisponible, par exemple à la suite de travaux de réfection ou d'un incendie. Notez que le dépôt principal doit nécessairement rester actif.

Une gestion des mouvements entre vos différents dépôts

Le déplacement d'un élément d'un dépôt à un autre est qualifié de transfert inter-dépôt, il peut aussi concerner les déplacements entre un dépôt et un stock chantier, voire entre deux stocks chantiers.

Différentes méthodes d'approvisionnement de vos dépôts

Les dépôts peuvent être approvisionnés par le biais :

• des entrées en stock,

• des transferts inter-dépôts,

• des réceptions de marchandises, qu'elles interviennent spécifiquement au titre d'une procédure de réapprovisionnement ou non.

Les dépôts interviennent donc dans le cadre de la chaîne des achats mais aussi dans le cadre des chantiers : les éléments nécessaires à leur réalisation peuvent en effet être prélevés sur les différents dépôts de l'entreprise, sur lesquels ils peuvent avoir été réservés à cette intention, ou n'avoir fait l'objet d'aucune réservation. Vous ne pouvez en effet prélever des articles réservés pour un autre chantier.

La situation d'un élément sur les différents dépôts de l'entreprise est aisément consultable depuis sa fiche, à partir de l'onglet Dépôts :

• Stock physique, quantités réellement disponibles en stock,

• Quantités en commande, soit les quantités destinées au dépôt et non encore livrées,

• Quantités réservées, soit les quantités qui ont été réservées pour les besoins de chantiers dans le cadre d'affaires,

• Stock théorique, soit les quantités réellement disponibles desquelles seront déduites les quantités réservées et ajoutées les quantités en commande.

Vous pouvez d'autre part indiquer pour chaque dépôt :

• Seuil minimum, soit la quantité en-dessous de laquelle vous risquez la rupture de stock et qui permet de répondre à des besoins ponctuels pour des références que vous consommez ou vendez de manière plus occasionnelle,

• Seuil maximum, soit la quantité qui permet de répondre aux besoins d'exploitation courante pour des références que vous consommez ou vendez de manière plus fréquente.

Ces informations seront particulièrement utiles lors des phases de réapprovisionnements, de manière à automatiser le déclenchement des commandes sur la base du seuil de votre choix.

Les articles présents sur un dépôt peuvent à tout moment faire l'objet d'un inventaire.

Pour obtenir de plus amples informations sur la procédure d'inventaire, cliquez ici.

Les champs d'en-tête...

Code

Saisissez dans ce champ le code du dépôt, il ne peut comporter plus de 5 caractères alphanumériques.

Afin de faciliter votre exploitation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner un dépôt depuis une liste car vous ne pourrez pas nécessairement vous souvenir de tous les codes que vous avez mis en place.

La saisie du code est obligatoire pour pouvoir valider les informations du dépôt et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de code. Notez qu'il ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.

Libellé

Saisissez ou modifiez le libellé du dépôt, celui-ci ne peut excéder 50 caractères alphanumériques.

La saisie du libellé est obligatoire pour pouvoir valider les informations de la famille et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de libellé.

Ce libellé sera présent dans toutes les fiches ou fenêtres dans lesquelles vous serez amenés à sélectionner le dépôt : si vous le modifiez, c'est le nouveau libellé qui sera dorénavant affiché.

Adresse

Vous disposez de plusieurs lignes pour saisir l'adresse complète du dépôt (131 caractères alphanumériques maximum).

Pour passer d'un champ au suivant, utilisez la touche Bas ou Tabulation.
Pour passer d'un champ au précédent, utilisez la touche Haut ou les touches Maj + Tabulation.
Pour accéder directement à un champ, sélectionnez-le à l'aide de la souris.

CP / Ville

Indiquez dans ce champ, le code postal (10 caractères alphanumériques maximum) ainsi que la ville du dépôt (30 caractères alphanumériques maximum).
Afin de faciliter votre saisie, sachez qu'une liste des communes est accessible via l'icône du champ Ville.

• Si le code postal est connu, le logiciel affiche automatiquement la ville principale rattachée à ce code.

• Si vous souhaitez rattacher le code postal à une ville différente de celle qui est proposée par défaut, saisissez le nom de la ville concernée : si cette ville n'est pas référencée dans Sage Multi Devis Entreprise avec ce code postal, le logiciel vous donne alors la possibilité de rattacher cette ville au nouveau code (en vue des prochaines saisies).

• Si le code postal est inconnu ainsi que la ville, le logiciel propose d'enregistrer ce nouveau code associé à la ville.

Lors de la saisie de la commune (et si le code postal n'a pas encore été saisi), le logiciel Sage Multi Devis Entreprise propose automatiquement le nom de commune le plus approchant, sur la base des premiers caractères saisis.

Vous pouvez saisir le nom de la ville sans pour autant saisir le code postal : si la ville est connue par Sage Multi Devis Entreprise, cette dernière vous retournera automatiquement le code postal associé (dans le cas où une ville existe dans plusieurs départements, le code postal retourné correspondra au premier département de la liste).

Si la préférence "Prévenir si la ville n'existe pas" est à Non (menu Outils / Préférences / Générales / Mode de saisie / Adresses), la ville sera automatiquement créée dans la base, sans message d'avertissement, dans le cas où celle-ci n'existe pas. 

Téléphone

Saisissez le numéro de téléphone du dépôt.
Vous disposez de 30 caractères alphanumériques pour compléter ce champ.

Cette saisie sur 30 caractères sera notamment utilisée pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.

Télécopie

Saisissez le numéro de télécopie (fax) du dépôt.
Vous disposez de 30 caractères alphanumériques pour compléter ce champ.

Cette saisie sur 30 caractères sera notamment utilisée pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.

Inactif

Cochez cette case pour que le dépôt ne soit plus utilisable au sein de Sage Multi Devis Entreprise : il sera cependant maintenu dans les fiches et divers documents existants.

Ce réglage est modifiable à tout moment, vous pouvez ainsi réactiver un dépôt que vous avez préalablement rendu inactif. Notez que le dépôt principal ne peut être déclaré comme inactif.

Si vous ne souhaitez plus gérer un dépôt fermé pour cause d'inventaire, il ne vous sera plus possible de le faire intervenir mais les documents et fiches dans lesquels il avait été sélectionné seront cependant toujours valides.

Principal

Cochez cette case pour indiquer que le dépôt correspond au dépôt principal de l'entreprise. Lors de la saisie d'un document fournisseur, il s'agit du dépôt qui sera sélectionné par défaut au niveau de l'onglet Adresse : vous serez cependant en mesure de le modifier si vous le souhaitez.
De la même manière la saisie d'un mouvement de stock (entrée ou sortie) ou d'un transfert inter-dépôts concernera par défaut le dépôt principal.
C'est aussi le dépôt principal qui sera proposé par défaut lors de la saisie en régie.

Les boutons...

Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.

Quitter
Valider