Le Suivi du matériel

(Menu Chantiers / Suivi du matériel)

L'essentiel...

Assurez le suivi quantitatif et financier des engins et outils de travail sur vos chantiers

Le suivi du matériel permet de quantifier et de valoriser le temps d'utilisation des engins et outils de travail nécessaires à la réalisation des travaux entrepris pour le compte d'un client ou d'un maître d'ouvrage : il inclue aussi la notion de kilométrage pour les véhicules.

Notez que ses informations permettent d'assurer une mise à jour automatique de la fiche des matériels (kilométrage compteur des véhicules, occupation d'un engin à la date du jour).

La saisie du suivi du matériel s'effectue soit par chantier, soit par matériel, sur la base des ressources qui composent votre parc et pour des périodes que vous définissez.

Notez que la saisie d'un suivi sur un chantier clôturé n'est pas possible, de la même manière un matériel déclaré comme hors service ne pourra pas faire l'objet de nouveaux suivis.

La valorisation du suivi s'effectue sur la base du coût d'utilisation des matériels : soit par rapport à leur temps d'utilisation, soit par rapport au kilométrage effectué pour les véhicules, voire les deux à la fois (une toupie engendrera des coûts aussi bien lors de ses déplacements, que lors de sa mise en fonctionnement).

Optimisez la saisie de vos suivis en fonction du prévisionnel des travaux à réaliser

Les périodes d'utilisation d'un matériel peuvent être réparties en fonction du découpage d'un prévisionnel de tâches issu des devis intégrés à la base de facturation d'un chantier ou d'une affaire. Vous pouvez de même réaliser un suivi du matériel directement au niveau d'une tâche, afin de faciliter cette répartition : ce qui est notamment utile lorsque l'utilisation des matériels au cours d'une période l'a été pour une même tâche. Vos saisies n'en sont dès lors que plus précises.

Produisez des analyses récapitulatives du suivi de vos chantiers

Sage Multi Devis Entreprise vous permet d'exprimer sous forme chiffrée le résultat des suivis effectués sur les chantiers, ils constituent la base de ce qui sera qualifié de réalisé.

Dans le cadre d'un chantier issu d'une affaire, il est important de procéder à l'intégration des devis éventuels en base de facturation : ces derniers permettront de constituer un prévisionnel qui sera exploité de manière optimale dans les analyses.

Elles deviennent alors un indicateur d'autant plus précieux dans le suivi de vos chantiers qu'elles permettront de vous assurer du bon respect de vos prévisions et d'envisager éventuellement des actions correctives (contrôler le kilométrage effectué par les véhicules, mesurer le temps d'utilisation des machines...).

Pour en savoir plus sur la saisie des fiches matériels, cliquez ici.

Pour en savoir plus sur les analyses de chantier, cliquez ici.

Les champs d'en-tête...

Chantier

Indiquez dans ce champ le chantier pour lequel vous souhaitez réaliser le suivi de vos matériels : vous pouvez saisir un code manuellement ou faire appel à la liste des chantiers via la touche F4 ou l'icône . L'intitulé du chantier s'affiche à droite du code.

Cette sélection n'est pas obligatoire, elle permet cependant d'affecter automatiquement vos saisies à un même chantier de manière aisée.

En l'absence d'une sélection, il vous faudra indiquer pour chaque saisie le chantier sur lequel les matériels ont été utilisés : dans le cas contraire elles ne seront rattachées à aucun chantier.

Tâche

Ce champ n'est actif que si vous avez sélectionné un chantier pour lequel réaliser le suivi. La sélection d'une tâche n'est possible que si les deux conditions suivantes sont réunies :

La sélection d'une tâche n'est pas obligatoire, elle permet cependant que toutes les saisies que vous effectuez soient affectées à une même tâche de manière aisée.

En l'absence d'une sélection, il vous faudra indiquer dans le cadre de quelle tâche les matériels ont été utilisés pour chaque saisie : dans le cas contraire ce sera pour le niveau global du chantier.

Période ... au ...

Indiquez le date de début et de fin de la période pour laquelle vous souhaitez consulter les saisies déjà effectuées.

Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône . Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Vous pouvez également définir la période par sélection dans une liste proposée par Sage Multi Devis Entreprise.
Pour basculer du format de saisie au format de sélection dans une liste, cliquez sur le mot Période ou utilisez la combinaison de touches Alt + P depuis ce champ.

La liste affichera alors les saisies existantes dans la mesure où elles sont comprises dans la période spécifiée. Le logiciel propose par défaut le mois en cours du dossier.

Affectation

Chantier

Vous disposez de trois champs de consultation qui affichent des informations relatives au chantier pour lequel des suivis sont réalisés : à savoir le nom du client à l'origine de la demande de travaux et les coordonnées postales du chantier.

Tâche

Si vous avez sélectionné une tâche à laquelle affecter les suivis, ce champ rappelle son libellé.

Matériel

Désignation

Il s'agit de la désignation qui identifie clairement le matériel pour lequel le suivi est effectué ou que vous avez sélectionné dans la liste.

Type

Ce champ affiche le type du matériel pour lequel le suivi est effectué ou que vous avez sélectionné dans la liste. Les types sont définis depuis le menu Initialisation / Types de matériels et permettent de regrouper les matériels en fonction de caractéristiques communes.

Exemple

Véhicules utilitaires, outillage portatif, engins, matériels divers... 

Modèle

Ce champ affiche le modèle du matériel pour lequel le suivi est effectué ou que vous avez sélectionné dans la liste.

Matricule

Ce champ rappelle le matricule du matériel pour lequel le suivi est effectué ou que vous avez sélectionné dans la liste. Le matricule permet d'identifier plusieurs matériels d'un même type.

Exemple

Il correspond le plus souvent à une plaque d'immatriculation pour les véhicules ou à un numéro de série pour les machines-outils... 

Marque

Ce champ indique la marque du matériel pour lequel le suivi est effectué ou que vous avez sélectionné dans la liste.

Affectation

Début

Indiquez dans cette colonne la date à laquelle a débuté l'affectation du matériel.

Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône . Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Vous pouvez également définir une date par sélection dans une liste proposée par Sage Multi Devis Entreprise.

Fin

Indiquez dans cette colonne la date à laquelle a pris fin l'affectation du matériel.

Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône . Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Vous pouvez également définir une date par sélection dans une liste proposée par Sage Multi Devis Entreprise.

En fonction des préférences, la durée d'utilisation d'un matériel peut-être réévaluée si vous modifiez la période. Menu Outils / Préférences /  Chantiers / Suivi du matériel / Mise à jour de la durée en fonction de la période

Exemple

Un véhicule a été emprunté le 24/10/2009 pour une durée de deux jours, la date de fin sera alors automatiquement ramenée au 25/10/2009. 

Matériel

Saisissez dans ce champ le code d'un matériel, vous pouvez aussi effectuer une sélection via la touche F4 ou l'icône .

Description

Cette colonne rappelle le libellé du matériel pour lequel vous effectuez un suivi.

Utilisation

Cette colonne vous permet de quantifier l'utilisation qui a été faite du matériel durant la période que vous avez saisie. En fonction de l'unité retenue il s'agira d'un nombre d'heures, de demi-journées ou de journées.

A noter que le kilométrage des véhicules fait l'objet d'une saisie complémentaire.

Unité

Sélectionnez l'unité dans laquelle l'utilisation du matériel sera quantifiée, à l'aide de la touche F4 ou de l'icône . Vous avez le choix parmi les unités suivantes :

Déboursé

Ce champ affiche le coût total lié à l'utilisation du matériel, sur la base du coût unitaire d'utilisation spécifié au niveau de sa fiche.

Déboursé = Coût unitaire x Utilisation

Si le coût d'utilisation du matériel venait à changer, les suivis déjà effectués n'en seraient pas affectées : Sage Multi Devis Entreprise préserve la notion d'historique des saisies.

Kilométrage de départ

Saisissez dans cette colonne le relevé kilométrique du véhicule au moment de son utilisation. Sur la base du nombre de kilomètres effectués au cours de la période considérée, il permet d'obtenir le kilométrage final.

Notez que le kilométrage spécifié dans la fiche du matériel est reprise par défaut comme kilométrage de départ.

Pour en savoir plus sur la saisie du kilométrage compteur dans les fiches des matériels, cliquez ici.

Kilométrage effectué

Saisissez dans cette colonne le nombre de kilomètres effectué par les véhicules au cours de la période considérée. Ajouté au kilométrage de départ il permet d'obtenir le kilométrage au compteur (kilométrage final).

Notez que si vous saisissez le kilométrage au compteur, le kilométrage effectué sera automatiquement réévalué.

Kilométrage au compteur

Cette colonne permet de reporter le kilométrage relevé sur le compteur des véhicules à l'issue de leur période d'utilisation.

Par défaut le kilométrage compteur est obtenu en ajoutant le nombre de kilomètres effectués au kilométrage de départ.

Notez que si vous saisissez le kilométrage au compteur, le kilométrage effectué sera automatiquement réévalué.

En fonction des préférences, le report du kilométrage des véhicules permettra la mise à jour du kilométrage compteur dans leur fiche.
Menu Outils / Préférences / Ressources / Matériels / Kilométrage / Mise à jour automatique du kilométrage compteur de la fiche

Chantier

Sélectionnez le chantier sur lequel le matériel a été utilisé, à l'aide de la touche F4 ou de l'icône . La saisie d'un chantier n'est pas obligatoire, elle est cependant nécessaire si vous souhaitez connaître les coûts engendrés par un chantier et déterminer votre rentabilité.

Si vous avez sélectionné un chantier auquel rattacher le suivi, cette colonne sera déjà renseignée.

Tâche

Indiquez dans cette colonne à quelle tâche affecter le suivi du matériel. Cette colonne n'est active que dans la mesure où un chantier a déjà été sélectionné. Vous pouvez sélectionner une tâche via l'icône ou la touche F4.

Si vous avez sélectionné une tâche en entête de suivi, celle-ci est automatiquement reportée et vous ne pouvez la modifier. En l'absence de sélection le matériel sera considéré comme ayant été utilisé pour les besoins du chantier dans sa globalité.

Information

Saisissez dans cette colonne un commentaire descriptif destiné à compléter votre saisie.

Les boutons...

Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.

Quitter

Imprimer