Les Chargés d'affaires
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L'essentiel...
Les chargés d'affaire correspondent aux salariés de l'entreprise dont le rôle est d'effectuer les démarches commerciales auprès des prospects et clients dans le cadre de la signature de nouveaux contrats. Il peut aussi s'agir de personnes physiques ou morales extérieures à l'entreprise comme un cabinet immobilier.
Ils assurent d'autre part le suivi commercial des affaires jusqu'à leur aboutissement.
Les chargés d'affaire peuvent donc être rattachés à une affaire de manière ponctuelle, cependant ils peuvent aussi être associés à un client de manière à faciliter leur rattachement aux affaires conclues avec ce même client.
Le rattachement d'un chargé d'affaire à un client ou maître d'oeuvre se fait depuis sa fiche, via l'onglet Renseignements. Chaque fois qu'une affaire sera établie pour ce client, le chargé d'affaire sera repris dans le dossier des intervenants, au niveau des responsables : vous pourrez en sélectionner un autre si vous le souhaitez.
En tout état de cause vous pouvez affecter un chargé d'affaire directement depuis une affaire si aucun n'est encore associé au client.
Les chargés d'affaires n'interviennent qu'à titre indicatif : ils pourront toutefois être exploités au sein des listes ou des éditions. Notez que la liste des affaires propose un filtre sur les chargés d'affaire.
Pour obtenir plus d'informations sur la gestion des affaires, cliquez ici.
Un réglage de préférence essentiel...
La gestion des chargés d'affaires est soumise à préférences, vous pouvez donc la désactiver si vous le souhaitez (menu Outils / Préférences / Générales / Profil société / Gestion des chargés d'affaires). Pour obtenir de plus amples informations sur la préférence Gestion des chargés d'affaires, cliquez ici.
Les champs d'en-tête...
Saisissez dans ce champ le code du chargé d'affaire, il ne peut comporter plus de 8 caractères alphanumériques.
Afin de faciliter votre exploitation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner un chargé d'affaire depuis une liste car vous ne pourrez pas nécessairement vous souvenir de tous les codes que vous avez mis en place.
La saisie du code est obligatoire pour pouvoir valider les informations du chargé d'affaire et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de code. Notez qu'il ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.
L'affectation d'un architecte ou d'un bureau d'étude à une affaire se réalise depuis la fiche d'une affaire au niveau de la partie Responsables du dossier Intervenants, ou depuis une fiche Client dans l'onglet Renseignements.
Sélectionnez parmi cette liste déroulante la civilité du chargé d'affaire en cours de création ou de modification, via la touche F4 ou l'icône 
.
Vous pouvez aussi saisir une civilité manuellement, elle ne peut excéder 15 caractères alphanumériques. Dans certains cas Sage Multi Devis Entreprise sera en mesure de compléter la civilité en fonction des caractères que vous aurez saisis : si vous souhaitez prendre en compte une proposition, appuyez sur la touche Entrée.
Saisissez ou modifiez le nom du chargé d'affaire, celui-ci ne peut excéder 30 caractères alphanumériques.
La saisie du nom est obligatoire pour pouvoir valider les informations de la fiche et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de nom.
Ce nom sera affiché dans la liste des intervenants d'une affaire et de la partie Responsables du même dossier : si vous le modifiez, c'est le nouveau libellé qui sera dorénavant affiché.
Coordonnées
Les informations suivantes seront présentées dans un onglet Renseignements si des zones supplémentaires sont définies sur la fiche Chargés d'affaires.
Si aucune zone supplémentaire n'est créée sur cette fiche, ces coordonnées s'affichent telles quelles dans la fiche (sans onglet).
Vous disposez de plusieurs lignes pour saisir l'adresse complète du chargé d'affaire (131 caractères alphanumériques maximum).
Pour passer d'un champ au suivant, utilisez la touche Bas ou Tabulation.
Pour passer d'un champ au précédent, utilisez la touche Haut ou les touches Maj + Tabulation.
Pour accéder directement à un champ, sélectionnez-le à l'aide de la souris.
Indiquez dans ce champ, le code postal (10 caractères alphanumériques maximum) ainsi que la ville du chargé d'affaire (30 caractères alphanumériques maximum).
Afin de faciliter votre saisie, sachez qu'une liste des communes est accessible via l'icône 
du champ Ville.
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Si le code postal est connu, le logiciel affiche automatiquement la ville principale rattachée à ce code.
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Si vous souhaitez rattacher le code postal à une ville différente de celle qui est proposée par défaut, saisissez le nom de la ville concernée : si cette ville n'est pas référencée dans Sage Multi Devis Entreprise avec ce code postal, le logiciel vous donne alors la possibilité de rattacher cette ville au nouveau code (en vue des prochaines saisies).
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Si le code postal est inconnu ainsi que la ville, le logiciel propose d'enregistrer ce nouveau code associé à la ville.
Lors de la saisie de la commune (et si le code postal n'a pas encore été saisi), le logiciel Sage Multi Devis Entreprise propose automatiquement le nom de commune le plus approchant, sur la base des premiers caractères saisis.
Vous pouvez saisir le nom de la ville sans pour autant saisir le code postal : si la ville est connue par Sage Multi Devis Entreprise, cette dernière vous retournera automatiquement le code postal associé (dans le cas où une ville existe dans plusieurs départements, le code postal retourné correspondra au premier département de la liste).
Indiquez dans ce champ le nom de l'interlocuteur auprès de qui se font généralement les contacts lorsque le chargé d'affaire est une entreprise extérieure. Vous ne pouvez saisir plus de 30 caractères.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou les éditions.
Saisissez le numéro de téléphone du chargé d'affaire.
Vous disposez de 30 caractères alphanumériques pour compléter ce champ.
Cette saisie sur 30 caractères sera notamment utilisée pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
Saisissez le numéro de télécopie du chargé d'affaire.
Vous disposez de 30 caractères alphanumériques pour compléter ce champ.
Cette saisie sur 30 caractères sera notamment utilisée pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
Saisissez le numéro de téléphone portable du chargé d'affaire.
Vous disposez de 30 caractères alphanumériques pour compléter ce champ.
Cette saisie sur 30 caractères sera notamment utilisée pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
Indiquez dans ce champ, l'adresse e-mail du chargé d'affaire (50 caractères alphanumériques au maximum).
Un contrôle de validité de saisie vous empêche de valider ce champ tant que l'adresse e-mail ne contient pas d'arobase (@) ou de point.
Exemple
[email protected] est l'adresse e-mail du chargé d'affaire.
Sélectionnez le secteur d'activités dans lequel le chargé d'affaire est davantage spécialisé. La sélection s'effectue à l'aide de la touche F4 ou de l'icône .
Les secteurs d'activité sont définis depuis le menu Initialisation / Tiers / Secteurs d'activité.
Seuls les secteurs déclarés actifs seront visibles.
Informations
Ce champ indique la date à laquelle la fiche du chargé d'affaire a été créée, elle ne peut être modifiée.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou les éditions.
Exemple
Filtrer les architectes ou les bureaux d'étude qui sont entrés en fonction il y a deux ans.
Chaque fois que vous réalisez une modification sur la fiche du chargé d'affaire, la date de dernière modification se remet automatiquement à jour, elle n'est pas saisissable.
Cette information pourra être exploitée dans les listes ou les éditions.
Exemple
N'afficher que les chargés d'affaire pour lesquels une modification est intervenue au cours du semestre.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans 2 onglets :
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L'onglet Renseignements n'est proposé que si des zones supplémentaires sont définies sur la fiche Chargés d'affaires.
Si aucune zone supplémentaire n'est créée sur cette fiche, ces renseignements s'affichent tels quels dans la fiche (sans onglet).
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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