Les Affaires
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L'essentiel...
L'affaire centralise l'ensemble des informations liées aux demandes de travaux effectuées par un client : le maître d'ouvrage. Ces travaux peuvent être à entreprendre, en cours, achevés voire annulés.
Une affaire se divise en différents dossiers :
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Le descriptif, qui constitue la fiche signalétique de l'affaire,
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Les intervenants, qui regroupe l'ensemble des tiers ou des employés de l'entreprise qui seront associés de près ou de loin à l'affaire,
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Les documents, qui regroupent les pièces commerciales et techniques établies pour les besoins de l'affaire,
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Le chantier, qui désigne le site sur lequel les travaux doivent être entrepris et qui permet d'en suivre l'état d'avancement,
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Le financier, qui détaille le mode de facturation retenu, les modalités de règlement et le détail des sommes perçues et restant à percevoir au titre du règlement des factures.
L'affaire est une fonction clé de Sage Multi Devis Entreprise, elle offre en ce sens un outil puissant dans la gestion des demandes de travaux des clients et du bon suivi de leur déroulement.
Exploiter une affaire au quotidien
En réponse à des demandes de travaux émanant des clients, vous commencez par créer une affaire à la suite de laquelle des devis initiaux, ou devis marché, sont établis.
Lorsque ceux-ci sont acceptés et signés par les maîtres d'ouvrage, ils peuvent être intégrés en base de facturation : ils constituent dès lors la base d'un prévisionnel sur lequel vous pouvez vous appuyer dans le cadre de la réalisation des travaux.
Au travers de l'étude logistique vous pouvez ainsi gérer la partie relative aux achats et à la sous-traitance en rapport avec les travaux à effectuer :
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adresser vos demandes de prix et commandes aux fournisseurs pour les matières et consommables de votre choix, procéder à la réservation de quantités déjà disponibles sur vos différents dépôts,
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adresser vos appels d'offres et commandes aux sous-traitants pour la partie des travaux dont ils assurent la prise en charge.
L'affaire vous permettra en outre de rattacher tous les documents informatiques que vous jugerez nécessaires : schémas techniques, documents administratifs, plans émanant des architectes...
Vous pouvez à tout moment procéder à l'ouverture d'un chantier au niveau de l'affaire, en relation avec le site sur lequel les travaux vont débuter. Cette étape est particulièrement importante dans la mesure où elle vous permet de réaliser le suivi du chantier et de reporter son avancement.
C'est sur le chantier que seront reportés :
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les consommations de matières (le suivi des consommations),
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les heures et les postes de frais engendrés par le travail des salariés (les fiches de travail),
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l'utilisation de vos engins et outils de travail (le suivi du matériel),
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les différentes dépenses annexes non prévues au devis (le suivi des frais),
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le suivi des travaux dont les sous-traitants ont la charge (le suivi de la sous-traitance).
Comparé au prévisionnel issu du devis intégré en base de facturation, le réalisé issu du suivi de chantier permet d'obtenir des analyses comparatives, qui vous fourniront à tout moment de précieux indicateurs de votre rentabilité.
En fonction du mode de facturation retenu, vous pouvez au choix :
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établir des situations de travaux qui détaillent l'avancée des tâches composant le chantier et ne produire une facture que lorsque ces derniers sont arrivés à terme,
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voire établir des factures de situation, de manière progressive. Cette dernière possibilité est particulièrement utile si vous ne souhaitez pas attendre la fin des travaux pour procéder à leur facturation.
C'est sur la base des factures adressées au maître d'ouvrage ou à ses différents tiers payeurs qu'il vous sera possible de tenir un échéancier au niveau de l'affaire et connaître à tout moment le détail des sommes perçues et restant à percevoir en fonction des conditions de paiement qui ont été négociées.
Les travaux supplémentaires éventuels feront l'objet de devis supplémentaires, avenants aux devis initiaux, qui seront intégrés à leur tour en base de facturation.
A l'achèvement des travaux vous pourrez adresser un décompte définitif au maître d'ouvrage, les chantiers et l'affaire pourront alors faire l'objet d'une clôture.
Vue d'ensemble de l'affaire...
Cliquez sur les parties de votre choix pour obtenir de plus amples informations.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans 8 dossiers principaux, accessibles au niveau d'une liste arborescente :
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Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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