Commandes automatiques
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L'essentiel...
Obtenez sans effort vos demandes de prix et commandes fournisseurs ...
Cette option vous permet de générer des commandes ou des demandes de prix fournisseurs automatiques.
Il vous est possible de créer ces commandes ou demandes de prix selon différents critères de sélection de pièces clients, et de choisir également le fournisseur auprès duquel vous effectuerez votre commande automatique, en fonction de diverses caractéristiques.
Notez que les commandes fournisseurs ne concernent que des éléments de type fournitures et matériaux.
Les demandes de prix et commandes ainsi obtenues pourront être modifiées manuellement pour tenir compte de l'évolution de la tarification des fournisseurs habituels.
Différents réglages de préférence peuvent modifier le fonctionnement où les critères de sélection proposés. Veuillez consulter ces préférences pour plus d'information :
Pour obtenir une vue d'ensemble des documents commerciaux, cliquez ici.
Les champs d'en-tête...
Indiquez dans ce champ un intervalle de dates dans lequel se trouvent les devis ou commandes clients à prendre en compte pour la création automatique. Tous les devis ou commandes dont la date se situe dans cet intervalle et répondant aux autres conditions, seront traitées.
Vous disposez de plusieurs méthodes pour renseignez cette période.
Pour en savoir plus, cliquez ici.
Origine
Indiquez la nature des pièces clients qui seront la source des nouveaux documents fournisseurs. Par défaut, le champ est réglé sur Devis.
Utilisez la touche C pour Commandes ou la touche D pour Devis.
A l'aide de l'icône 
ou de la touche F4 vous accèderez également au deux choix :
-
Devis
-
Commandes
Sélectionnez l'état que doivent avoir les documents clients pour être retenus dans la liste des pièces transférables.
La création des états s'effectue depuis le menu Initialisation / Documents / Etats des documents.
Par défaut, aucun état n'est renseigné.
L'absence d'information dans ce champ équivaut à prendre tous les documents sans sélection sur leur état.
Sélectionnez les clients (ou maîtres d'ouvrages) pour lesquels vous souhaitez limiter le traitement des devis ou commandes, via la touche F4 ou l'icône , vous pouvez aussi saisir le code d'un client.
Seuls les devis ou commandes établis pour les clients (ou maîtres d'ouvrages) sélectionnés seront pris en compte, dans le cas contraire ce seront tous les devis ou commandes sans distinction de client (ou de maître d'ouvrage).
En complément de tous les filtres dont vous disposez pour réduire la liste des devis ou commandes clients, vous pouvez la limiter aux seuls devis ou commande que vous aurez sélectionnés : pour cela vous pouvez saisir une référence ou effectuer une sélection de devis dans la liste à l'aide de l'icône ou de la touche F4.
Si vous sélectionnez un devis ou une commande qui n'a pas été rédigé au cours de la période retenue, il ne sera pas traité.
Destination
Sélectionnez dans cette liste déroulante, le type de document que vous souhaitez générer.
Les choix proposés sont les suivants :
-
Commande :
Une commande fournisseur sera générée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les commandes fournisseurs, cliquez ici.
-
Demande de prix :
Une demande de prix sera générée.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les demandes de prix, cliquez ici.
Par défaut, ce champ sera positionné sur Commande.
Sélectionnez les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez passer commande. Vous pouvez encore saisir le code d'un fournisseur ou faire appel à la liste de ceux existants via la touche F4 ou l'icône .
En l'absence de sélection tous les fournisseurs seront pris en compte.
Seuls les articles référencés chez les fournisseurs sélectionnés pourront être commandés.
La sélection du code fournisseur détermine le compte collectif et le compte tiers qui seront associés à l'écriture d'achat au moment du transfert de cette pièce.
Spécifications
Regrouper les devis ... commandes clients
Indiquez si vous souhaitez regrouper tous les documents par fournisseur ou générer un document pour chaque devis ou commande client
Utilisez la touche O pour Oui ou la touche N pour Non.
A l'aide de l'icône ou de la touche F4 vous accéderez également au deux choix :
-
Oui : un document et un seul pour chaque fournisseur;
-
Non : un document et un seul pour chaque devis ou commande client.
Dans la mesure où vous n'avez pas retenu un fournisseur en particulier auprès de qui passer commande de vos articles, il est indispensable de définir sur quel critère faire porter votre choix.
Toutes les lignes de document d'origine dont les éléments ont dans leur fiche un fournisseur principal vont être générées dans le document destination.
-
Spécifié dans le document : il s'agit du fournisseur présent sur les lignes de document (Les lignes ayant un élément avec fournisseur principal dans sa fiche et un fournisseur spécifié prendront par défaut le fournisseur spécifié) ;
-
Fournisseur Principal : il s'agit du fournisseur habituel de l'article;
-
Le moins cher : il s'agit du fournisseur pour lequel le prix d'achat net (remises éventuelles déduites) est le plus avantageux;
-
Délai le plus court : il s'agit du fournisseur offrant le meilleur délai de livraison sur les articles commandés.
L'ensemble de ces informations se définit depuis l'onglet Fournisseurs de la fiche des articles.
Pour effectuer une sélection, cliquez sur l'icône 
ou appuyez sur la touche F4.
Date de la demande de prix ... commande fournisseur
Saisissez la date que porteront les documents générés.
Par défaut, le programme affiche la date du jour qui sera prise en compte pour le calcul des échéances des documents.
Vous pouvez entrer la date de deux façons :
-
En la saisissant directement dans le champ, au format JJMMAA ou JJMMAAAA
-
En utilisant le calendrier : cliquez sur l'icône
ou utilisez la touche de fonction F4 afin de faire apparaître le calendrier. Vous pourrez ainsi choisir la date directement en cliquant sur le jour souhaité.
Indiquez où devront être réceptionnées les marchandises commandées.
Chantier du document : La réception des marchandises se fera en priorité sur le chantier rattaché au document client.
Saisissez le dépôt ou le chantier devant réceptionner la future commande ou devant être inscris dans la demande de prix.
Spécifiez quel doit être le prix d'achat des lignes des documents générés (demandes de prix ou commandes fournisseur).
Ce choix ne concerne que les éléments référencés.
-
Tarif fournisseur : le tarif (Prix d'Achat Public, remises et Prix d'Achat Net) est issu de la fiche de l'élément
-
Déboursé du document : le prix d'achat Net (remise = 0) est égal au déboursé spécifié sur la ligne du document (le plus petit si plusieurs éléments sont concernés), converti en unité d'achat de la fiche élément
Quel que soit le mode de tarification, la quantité est convertie dans l'unité d'achat correspondante, arrondie par excès si nécessaire selon le nombre de décimales associé à l'unité d'achat.
Eléments
Lors de la génération des commandes ou demandes de prix, tous les articles de type fournitures et matériaux sont normalement pris en compte, cependant vous pouvez vous restreindre à une nature en particulier.
Seules les natures actives pourront êtres sélectionnées.
La sélection d'une nature s'effectue à l'aide de l'icône ou de la touche F4.
La génération de commandes et demandes de prix automatique peut à votre convenance se limiter aux familles d'une bibliothèque. Pour cela saisissez le code d'une famille ou effectuez une sélection dans la liste de celles existantes à l'aide de l'icône ou de la touche F4.
Exemple
Vous pouvez par exemple ne demander que la génération des commandes des fournitures de la famille couverture.
Cliquez sur l'icône ou appuyez sur la touche F4 pour sélectionner les articles de votre choix. Vous pouvez aussi saisir le code d'un article en particulier.
Si vous n'effectuez aucune sélection, tous les articles seront considérés lors du traitement.
Les commandes automatiques ne peuvent concerner que des éléments de type fournitures et matériaux.
Indiquez si vous souhaitez prendre en compte les matériaux non référencés définis dans les devis ou commandes clients.
Seuls les éléments non référencés pour lesquels un code fournisseur a été spécifié dans les documents clients seront traités.
Les éléments non référencés sont toujours commandés selon le fournisseur, la quantité, l'unité et le déboursé du document.
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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