Les Commandes fournisseurs
(Menu Achats / Commandes fournisseurs)
L'essentiel...
Les commandes fournisseurs constituent, avec les commandes sous-traitants, le second document de la chaîne des achats. Elles détaillent les marchandises que l'entreprise souhaite acquérir auprès d'un fournisseur.
Une commande fait généralement suite à une demande de prix et constitue le préalable à la facturation des achats. Elle sert de base aux réceptions des marchandises.
Une commande correspond à un besoin en approvisionnement exprimé à un moment donné et sert de base aux réceptions de marchandises.
Notez que les commandes fournisseurs ne concernent que des éléments de type fournitures et matériaux. D'autre part il est possible de passer commande pour des références qui ne sont pas habituellement acquises chez un fournisseur ou qui ne font pas l'objet d'une gestion de stock.
Les commandes fournisseurs permettent en outre de connaître les conditions d'achat des marchandises et les conditions de paiement de la facture qui en découlera. A partir du délai de livraison habituellement pratiqué par les fournisseurs, elles permettent d'obtenir une date de livraison prévisionnelle.
Une commande pourra être modifiée pour tenir compte de l'évolution de la tarification des fournisseurs habituels.
L'établissement d'une commande peut se faire :
-
manuellement depuis la liste des commandes fournisseurs,
-
depuis une affaire,
-
par transfert d'une ou plusieurs demandes de prix,
-
automatiquement sur la base d'un ou de plusieurs documents clients (devis ou commandes clients),
-
automatiquement par remise à niveau des stocks dans l'option Réapprovisionnement du menu Stocks,
-
via l'étude logistique, dans le cadre de l'étude des besoins en approvisionnement d'une affaire,
-
au cours de la saisie d'un suivi des consommations ou d'une saisie régie si les quantités d'un article se révèlent insuffisantes sur le stock ou le dépôt sur lequel il est prélevé.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'étude logistique, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur le suivi des consommations, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie régie, cliquez ici.
Pour obtenir une vue d'ensemble des documents commerciaux, cliquez ici.
Une commande n'est plus modifiable dès lors qu'elle a été acceptée, transférée en facture, qu'elle a été partiellement ou totalement réceptionnée, voire soldée.
L'aide champ par champ...
Saisissez le code de la pièce commerciale, sur un maximum de 8 caractères. Ce code pourra être de type numérique ou alphanumérique.
Lorsque vous aurez enregistré une nouvelle pièce commerciale, son code ne sera plus modifiable.
La touche de fonction F11, utilisée sur le champ "Référence", génère automatiquement un nouveau code.
Il sera établi en fonction de la numérotation définie dans l'onglet Codification des Renseignements généraux. Pour obtenir de plus amples informations sur l'onglet Codification, cliquez ici.
1 La préférence Modification de la numérotation des commandes fournisseurs accessible par le menu Outils / Préférences / Achats / Commandes fournisseurs / Générales vous permet d'autoriser ou non la modification des numéros de pièces créés automatiquement par le logiciel.
Exemple
Vous créez 2 commandes :
La première possède le code "00000001" : il s'agit d'un code numérique
La seconde possède le code "BL000001" : il s'agit d'un code alphanumérique
Indiquez dans cette zone de sélection le code du fournisseur concerné par le document.
La sélection du code fournisseur détermine le compte collectif et le compte tiers qui seront associés à l'écriture d'achat au moment du transfert de cette pièce.
Sélectionnez dans ce champ le statut du document courant.
-
En cours
-
Envoyée
-
Acceptée
Un document enregistré avec l'état Accepté est accessible en consultation, mais n'est pas directement modifiable.
Pour modifier ce document, vous devrez au préalable cliquer sur l'icône 
.
Réf. Externe
Saisissez la référence du document chez le fournisseur, sur un maximum de 17 caractères alphanumériques. Ce champ est repris en transformation de document.
Rédacteur
Sélectionnez dans la liste déroulante le salarié défini comme rédacteur. Ce champ est repris en transformation de document.
Saisissez la date à laquelle la pièce commerciale est établie.
Dérogation
Cette zone est affichée si Sage e-tarif est actif (Activer Sage e-tarif).
Ce code correspond à une négociation directement avec le fabricant dans le cadre d’un chantier ou d’une affaire.
Les codes Dérogation doivent être saisis dans la zone Dérogation de vos documents commerciaux.
Si des codes de dérogation ont été saisis en entête pour les articles associés à une enseigne SONEPAR :
- Le prix retenu est le prix affaire s’il correspond.
- Sinon le prix retenu est le plus avantageux entre le prix marché et le prix contrat.
Date réception
Saisissez la date prévisionnelle de livraison.
Dans tous les champs monétaires (colonnes comprises), vous pouvez utiliser la combinaison de touches SHIFT + F4 pour accéder à une calculatrice, pour effectuer d'éventuels calculs.
Pour accéder aux champs des autres onglets, appuyez sur la combinaison de touches Alt et la touche correspondant à la lettre soulignée de l'onglet désiré ou cliquez tout simplement sur l'onglet.
Vous pouvez également utiliser les touches PgDn et PgUp pour passer d'un onglet à l'autre pendant votre saisie.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans les onglets suivants :
| Adresse | Lignes | Pied | Supplément |