La Fiche hebdomadaire

(Menu Chantiers / Saisie des fiches de travail / Fiche hebdomadaire)

L'essentiel...

Assurez le suivi quantitatif et financier des heures passées par vos salariés sur les chantiers

La saisie d'une fiche de travail hebdomadaire permet de suivre le détail des heures passées par vos salariés pour la réalisation des travaux entrepris pour le compte de vos clients (maîtres d'ouvrages).

La saisie s'effectue sur la base des heures effectuées par un salarié ou une équipe de salariés au cours d'une semaine, elle peut faire référence à un ou plusieurs chantiers.

Notez que la saisie d'un suivi sur un chantier clôturé n'est pas possible.

La saisie des fiches de travail concerne tous les types d'heures que peut avoir passées un salarié sur les chantiers (heures normales de travail, heures d'absence, heures de nuit...) ainsi que les postes de frais (rubriques salariés) que cela peut avoir engendré (primes d'ancienneté, paniers-repas...) et les matériels qu'ils peuvent avoir été amenés à utiliser (conduite d'un véhicule, pilotage d'une machine-outil...).

Elle permet d'autre part de qualifier la main-d'oeuvre employée à cette occasion, qu'elle désigne le domaine de compétence habituel des salariés ou non (notamment lorsqu'un salarié est polyvalent).

La saisie des heures supplémentaires se rapportant à une semaine ne peut se faire que depuis une fiche de travail hebdomadaire pour un salarié.

Pour en savoir plus sur la saisie des fiches salariés, cliquez ici.

Une valorisation des saisies automatisée

La valorisation des heures et des rubriques salariés se base sur les différents taux horaires et montants spécifiés sur la fiche de chaque salarié au moment de la saisie, sachez que la valeur de certaines rubriques pourra être modifiée lors de la saisie de la fiche journalière.

Une saisie facilitée

Pour plus de souplesse Sage Multi Devis Entreprise vous permet de réaliser la saisie des heures de vos salariés sur un jour de la semaine et de les reporter sur le jour suivant, ou tous les autres jours de la semaine, à l'exception des jours déclarés comme non travaillés.

Ceci facilite la saisie des jours où le même nombre d'heures a été effectué.

Notez que les Renseignements Généraux vous permettent de spécifier si vous souhaitez autoriser la saisie des heures sur les samedis et les dimanches/jours fériés, dans le cas contraire il ne vous sera pas possible de saisir ou de reporter des heures sur un samedi, un dimanche ou un jour férié.

Par défaut les heures saisies sont considérées comme des heures normales, sauf dans le cas des samedis, dimanches et jours fériés qui sont soumis à un taux différent.

Lors de la saisie d'une fiche hebdomadaire pour un salarié ou une équipe, le nombre d'heures travaillées correspond par défaut à celui indiqué dans les Renseignements Généraux, il peut néanmoins être modifié.

La saisie des heures de nuit n'est possible que si vous avez précisé au niveau des Renseignements Généraux que vous souhaitiez l'autoriser.

Pour en savoir plus sur la gestion des heures de travail  et du travail exceptionnel dans les Renseignements Généraux, cliquez ici.

Optimisez la saisie de vos suivis en fonction du prévisionnel des travaux à réaliser

Les heures et les postes de frais consommés sur un chantier peuvent être répartis en fonction d'un prévisionnel de tâches issu des devis intégrés à la base de facturation d'une affaire. Vous pouvez de même réaliser un suivi journalier directement au niveau d'une tâche, afin de faciliter cette répartition : ce qui est notamment utile lorsque vos salariés ont travaillé sur une seule et même tâche au cours d'une semaine. Vos saisies n'en sont dès lors que plus précises.

Produisez des analyses récapitulatives du suivi de vos chantiers

Sage Multi Devis Entreprise vous permet d'exprimer sous forme chiffrée le résultat des suivis effectués sur les chantiers, ils constituent la base de ce qui sera qualifié de réalisé.

Dans le cadre d'un chantier issu d'une affaire, il est important de procéder à l'intégration des devis en base de facturation : ces derniers permettront de constituer un prévisionnel qui sera exploité de manière optimale dans les analyses, proposant des notions de comparatifs entre le prévu et le réalisé.

Les analyses deviennent alors un indicateur d'autant plus précieux dans le suivi de vos chantiers qu'elles permettront de vous assurer du bon respect de vos prévisions et d'envisager éventuellement des actions correctives (contrôler le temps passé par les salariés à la réalisation d'une tâche en particulier, estimer l'impact de l'enveloppe budgétaire que vous leur avez accordée...).

Exploitez la saisie des fiches journalières dans les registres de paye de Ressources Humaines

Notez que cette saisie pourra être transférée vers les registres de Ressources Humaines afin d'automatiser la récupération de ces informations dans les bulletins.

L'intérêt de ce système est de vous permettre transférer les informations de Sage Multi Devis Entreprise (heures travaillées, paniers repas, primes, etc.) vers les registres de Sage Paie, et ainsi de gagner en efficacité dans votre gestion de la paye.

Pour consulter l'assistant au format PDF consacré au transfert des informations de Sage Multi Devis Entreprise vers les registres de Sage Paie, cliquez ici (nous vous recommandons de fermer toutes les fenêtres d'Internet Explorer avant de cliquer sur ce lien).

Les champs d'en-tête...

Semaine du ... au ...

Indiquez les dates de début et de fin de la semaine durant laquelle les salariés ont travaillé.

Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône.

Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.

Le logiciel propose par défaut la semaine en cours.

Salarié

Saisissez le code d'un salarié ou d'une équipe, vous pouvez aussi effectuer une sélection :

Les entêtes des colonnes

La première ligne rappelle le mois et l'année de la semaine courante.

La seconde ligne se compose de plusieurs colonnes :

La zone de saisie

La première colonne, non modifiable, affiche la liste des catégories d'heures que vous pouvez saisir pour un salarié ou une équipe, ainsi que des rubriques salariés qui leur ont été octroyées (primes, paniers-repas...).

Saisissez dans les autre colonnes les heures effectuées dans chaque catégorie.
La saisie des rubriques diffère quelque peu, elle se réalise :

La valorisation des heures et des rubriques s'effectue sur la base des valeurs personnalisées dans les fiches des salariés, dans le cas contraire il s'agit de celles définies pour le dossier.

Vous pouvez redéfinir les taux horaires d'un dossier depuis la fiche de chaque salarié si vous le souhaitez : menu Outils / Préférences / Ressources / Salariés / Gestion des taux horaires par salarié. Il en est de même pour les rubriques Outils / Préférences / Ressources / Salariés / Gestion de la tarification des rubriques par salarie. 

Le taux horaire fournit la base de majoration qui permet de valoriser les heures autres que celles soumises au régime normal : heures d'absence, heures d'intempérie, heures de samedi...

La prise en charge des heures de nuit, du samedi, du dimanche et des jours fériés se décide au niveau du menu Initialisation / Renseignements Généraux - onglet Informations.

La saisie ou la répartition d'heures sur une catégorie n'est possible que dans la mesure où elle a été déclarée comme active depuis le menu Initialisation / Chantiers / Heures travaillées.

La colonne Total affiche la somme des heures totalisées au niveau d'une catégorie.

En savoir plus...

Les informations de la fiche ont été regroupées dans 2 onglets :

Travaux Heures supplémentaires  
 Les boutons...

Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.

Fermer