Les Salariés
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L'essentiel...
Le fichier du personnel : une donnée indispensable au suivi des heures de vos employés
La création de fiches salariés vous permet de gérer le personnel qui compose votre société.
Elle constitue une étape indispensable à la saisie des fiches de travail, lesquelles vous permettent de reporter les heures passées par vos salariés sur les chantiers et les différentes dépenses occasionnées (primes, paniers-repas...). La valorisation du suivi se fera sur la base des différents taux horaires propres à chaque salarié.
Facilitez votre travail au quotidien à l'aide des équipes de salariés
La mise en place d'équipes de salariés permet de faciliter la saisie du relevé des heures effectuées par les salariés dans le cadre des chantiers.
La saisie du temps travaillé pour une équipe permet donc de renseigner de manière automatique le relevé des heures pour tous les salariés qui la composent.
Pour en savoir plus sur les équipes de salariés, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des fiches journalières, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des fiches hebdomadaires, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie régie, cliquez ici.
Partagez vos fiches Salariés avec notre solution de gestion de la paie
La liaison de Sage Multi Devis Entreprise avec notre solution de gestion de la paie, vous permet d'exploiter des informations communes (principalement le fichier des employés), et d'autre part de récupérer dans la Paie l'ensemble des saisies d'heures ou autres rubriques (paniers, déplacements...) effectuées par ces employés sur les chantiers dans Sage Multi Devis Entreprise.
Dès lors que le dossier est lié à celui de la Paie, le partage des informations impose une certaine méthode de travail :
Un salarié de Sage Multi Devis Entreprise est par nature considéré comme un ouvrier "actif" pour un chantier, une affaire... et doit être référencé en tant que tel sous Sage Paie RH pour être éligible à la construction des bulletins.
De même que tous les employés créés sous Sage Paie RH ne sont pas systématiquement référencés sous Sage Multi Devis Entreprise (par exemple le personnel administratif), seuls les salariés de Sage Multi Devis Entreprise désignés par un matricule commun à Sage Paie RH y sont référencés dans le fichier des employés. Cela permet notamment de gérer de manière distincte la Main d'oeuvre directe de l'entreprise des employés intérimaires non éligibles aux bulletins de paie émis par l'entreprise.
Les heures, paniers, primes... saisies dans Sage Multi Devis Entreprise peuvent également être récupérées dans Sage Paie RH afin d'être exploiter dans les registres, et donc par conséquent au final dans les bulletins de paie.
Les champs d'en-tête...
Saisissez dans ce champ le code du salarié, il ne peut comporter plus de 8 caractères alphanumériques.
Afin de faciliter votre exploitation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner un salarié depuis une liste car vous ne pourrez pas nécessairement vous souvenir de tous les codes que vous avez mis en place.
La saisie du code est obligatoire pour pouvoir valider les informations du salarié et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de code. Notez qu'il ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.
La saisie du suivi de main d'oeuvre dans les fiches de travail (fiches journalières, hebdomadaires et saisie régie) s'effectue à l'aide du code des salariés.
Dans le cas d'un partage de fichier entre Sage Multi Devis Entreprise et Sage Paie RH, saisissez le matricule du salarié dans le même format que celui défini dans le dossier de la paie pour qu'il soit référencé dans le fichier des employés lors de l'échange de données.
Sélectionnez parmi cette liste déroulante la civilité de l'employé en cours de création ou de modification, via la touche F4 ou l'icône 
.
Vous avez le choix entre :
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Monsieur
-
Madame
-
Mademoiselle
Saisissez dans ces champs le nom et le prénom du salarié. Vous pouvez saisir jusqu'à 30 caractères alphanumériques pour le nom et 20 pour le prénom.
Le nom et le prénom facilitent la sélection des salariés dans les listes.
Cliquez à l'aide du bouton droit dans le cadre réservé à la photo pour ajouter, modifier ou supprimer une photographie.
Lorsque vous sélectionnez Modifier, le sélecteur de fichiers standard de Windows® s'affiche et vous permet de choisir la photographie que vous souhaitez associer.
Vous validerez l'intégration de l'image en cliquant sur le bouton Ouvrir de la fenêtre.
Ces images devront être dans l'un des formats cités ci-dessous :
| Formats | Extensions |
| JPEG | JPG, JPEG |
| Bitmap | BMP |
| Icônes | ICO |
| Méta Fichiers évolués | EMF |
| Méta Fichiers | WMF |
Si une image est déjà rattachée à l'employé, elle sera automatiquement remplacée par la nouvelle.
Importation et exportation vers la Paie
Importation
Le bouton 
permet d'importer les informations saisies pour le salarié dans Sage Paie RH. Il est identifié par la saisie de la zone Matricule paie.
Si la liaison avec la Paie n'a pas été définie correctement alors un message s'affiche pour demander une vérification du paramétrage. Il faut également tenir compte que la Paie peut avoir été installée en monoposte sur un autre poste.
Si aucun matricule n'a été défini dans la fiche salarié ou s'il ne correspond pas à celui de la Paie, un message s'affiche pour rappeler la nécessité de réaliser ces paramétrages.
La fenêtre de paramétrage est accessible dans Initialisation / Chantiers / Paramétrage paie.
L'importation est identique à celle réalisée dans Outils / Données / SAGE Paie / Import des salariés.
Exportation
Le bouton 
permet d'exporter les informations de cette fiche salarié vers celle de Sage Paie RH (suivant le matricule identifié dans la zone Matricule paie).
Les salariés identifiés comme intérimaires ne sont pas concernés par le transfert d'heures ni par le transfert de fiches.
Si la liaison avec la Paie n'a pas été définie correctement alors un message s'affiche pour demander une vérification du paramétrage. Il faut également tenir compte que la Paie peut avoir été installée en monoposte sur un autre poste.
Si aucun matricule n'a été défini dans la fiche salarié, un message s'affiche pour rappeler la nécessité de spécifier le matricule associé au salarié.
La fenêtre de paramétrage est accessible dans Initialisation / Chantiers / Paramétrage paie.
L'exportation est identique à celle réalisée dans Outils / Données / SAGE Paie / Export des salariés à l'exception du bouton Filtres.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans 4 onglets :
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Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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