Renseignements
(Menu Ventes / Factures et avoirs - Section En-tête / Renseignements)
L'essentiel...
Cette section est la première à laquelle vous accédez lors de la création ou de la modification d'une facture client. Elle regroupe différents renseignements qui seront généralement imprimés au niveau de l'entête du document, notamment :
-
sa référence : soit le code qui permet de la référencer de manière unique,
-
son type : afin de préciser s'il s'agit d'une facture normale ou d'un avoir,
-
son état : permettant de définir les étapes par lesquelles elle est passée depuis sa rédaction (envoyée, acceptée, refusée...),
-
la date à laquelle elle a été établie,
-
le client ou le maître d'ouvrage auquel elle se destine ainsi que ses coordonnées (postales, téléphoniques...),
-
la nature des travaux facturés le cas échéant, vous pourrez cependant la modifier ligne à ligne si vous le souhaitez,
-
un commentaire descriptif des biens ou des prestations de services livrés,
-
un tableau des montants associés au document.
L'aide champ par champ...
En création saisissez dans ce champ la référence de la facture. Chaque facture est identifiée par un code unique, celui-ci ne peut excéder 8 caractères alphanumériques.
Afin de faciliter votre utilisation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des références suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner une facture depuis une liste car vous ne pourrez vous souvenir de toutes les références que vous avez mises en place.
La saisie d'une référence est obligatoire pour pouvoir valider les renseignements de la facture et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de référence. Notez qu'elle ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.
En création sélectionnez le type de la facture à l'aide de la touche F4 ou de l'icône 
parmi les choix suivants :
-
facture : c'est le type proposé par défaut,
-
avoir : la facture d'avoir est un document rectificatif par laquelle l'entreprise reconnaît devoir une certaine somme à un client, elle entraîne donc une diminution de sa dette.
Pour obtenir de plus amples informations sur les règlements clients, cliquez ici.
Ne saisissez pas de quantités négatives dans une facture d'avoir.
Le transfert en comptabilité d'une facture d'avoir se fait dans le sens inverse de celui d'une facture client.
Sélectionnez l'état de la facture client, via la touche F4 ou l'icône . Les factures clients peuvent être regroupées par état en fonction des actions qui ont été effectuées depuis leur création : envoyée, refusée, acceptée... et s'ils doivent demeurer modifiables ou non.
La création des états s'effectue depuis le menu Initialisation / Documents / Etats des documents.
Notez que les états des factures permettent de différencier les factures lors de l'édition du tableau de bord d'une affaire.
La sélection d'un état peut rendre une facture non modifiable, auquel cas Sage Multi Devis Entreprise vous en informe aussitôt.
Saisissez la date à laquelle la facture a été rédigée, par défaut il s'agit de la date du jour.
Les dates peuvent être saisies au format JJ/MM/AA ou JJ/MM/AAAA, ou sélectionnées dans le calendrier via l'icône 
.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'utilisation du calendrier, cliquez ici.
Dérogation
Cette zone est affichée si Sage e-tarif est actif (Activer Sage e-tarif).
Ce code correspond à une négociation directement avec le fabricant dans le cadre d’un chantier ou d’une affaire.
Les codes Dérogation doivent être saisis dans la zone Dérogation de vos documents commerciaux.
Si des codes de dérogation ont été saisis en entête pour les articles associés à une enseigne SONEPAR :
-
Le prix retenu est le prix affaire s’il correspond.
-
Sinon le prix retenu est le plus avantageux entre le prix marché et le prix contrat.
Origine
Sélectionnez le type de document à partir duquel vous souhaitez réaliser la saisie de la facture, via la touche F4 ou l'icône :
-
Aucune : c'est le type sélectionné par défaut, la facture sera saisie de manière ponctuelle sans se baser sur un document existant,
-
Devis : sélectionnez ce type si vous souhaitez facturer les biens ou les prestations de service prévus dans un devis.
Ce champ n'est actif que lorsque vous avez sélectionné le type Devis dans le champ Doc. origine. Spécifiez le devis que vous souhaitez facturer en saisissant sa référence ou en effectuant une sélection via la touche F4 ou l'icône 
.
La facturation d'un devis facilite la création du document en reprenant l'ensemble des informations du devis : sachez que vous pouvez les modifier dans la facture.
Affaire
Si la facture est établie dans le cadre d'une affaire, indiquez la référence de l'affaire ou effectuez une sélection dans une liste via la touche F4 ou l'icône . Le libellé du chantier s'affiche à droite du code chantier.
Si la facture est créée depuis une affaire, ce champ est automatiquement renseigné et vous ne pouvez le modifier.
Chantier
Si la facture est établie dans le cadre d'un chantier, indiquez la référence du chantier ou effectuez une sélection dans une liste via la touche F4 ou l'icône .
Le code chantier, enregistré ou non, déterminera la ventilation analytique.
Saisissez ou sélectionnez via la touche F4 ou l'icône , le chargé d'affaire associé à la facture.
Si la facture est créée depuis une affaire, ce champ est automatiquement renseigné mais reste néanmoins modifiable.
Destinataire
En création sélectionnez le client auquel s'adresse la facture, via la touche F4 ou l'icône , vous pouvez aussi saisir manuellement son code.
Ce champ est renseigné automatiquement lorsque la facture est établie dans le cadre d'une affaire.
Sage Multi Devis Entreprise, avant d'accepter l'intégration du client, vérifie si le montant de l'en-cours autorisé de la fiche du client est dépassé (lorsqu'il est comparé au champ Reste dû T.T.C.). Il peut devenir impossible de créer la nouvelle pièce commerciale sur ce client.
Une préférence (Dépassement de l'en-cours) règle la dureté de la réponse à avoir dans un tel cas :
-
Interdire la création
-
Informer le créateur de la situation du client
-
Laisser créer le document sans aucun contrôle.
La sélection du code client détermine le compte collectif et le compte tiers qui seront associés à l'écriture de vente au moment du transfert de cette pièce.
Vous disposez de deux champs, qui reprennent respectivement la civilité et le nom/raison sociale du client sélectionné.
Vous pouvez sélectionner une autre civilité via la touche F4 ou l'icône .
Lorsqu'un client dispose de plus d'une adresse, vous pouvez sélectionner le nom ou la raison sociale rattaché à l'une de ces adresses via la touche F4 ou l'icône : l'adresse correspondante est alors reprise plus bas. C'est l'adresse déclarée comme adresse principale qui est reprise par défaut.
Notez que la gestion multi-adresses est soumise à préférences.
Menu Outils / Préférences / Tiers / Clients / Générales / Gestion multi-adresses.
Lorsque la facture est établie dans le cadre d'une affaire, c'est l'adresse retenue au niveau de l'affaire qui est proposée par défaut.
Ce champ reprend l'adresse rattachée au nom ou à la raison sociale sélectionnée depuis le champ Raison sociale. Un client peut en effet disposer de plus d'une adresse. Vous pouvez modifier l'adresse d'un client si vous le souhaitez.
Par défaut ces champs reprennent le code postal et la ville de l'adresse du client sélectionné. Vous pouvez cependant les modifier.
Indiquez dans ce champ, le code postal (10 caractères alphanumériques maximum) ainsi que la ville du client (30 caractères alphanumériques maximum).
Afin de faciliter votre saisie, sachez qu'une liste des communes est accessible via l'icône du champ Ville.
-
Si le code postal est connu, le logiciel affiche automatiquement la ville principale rattachée à ce code.
-
Si vous souhaitez rattacher le code postal à une ville différente de celle qui est proposée par défaut, saisissez le nom de la ville concernée : si cette ville n'est pas référencée dans Sage Multi Devis Entreprise avec ce code postal, le logiciel vous donne alors la possibilité de rattacher cette ville au nouveau code (en vue des prochaines saisies).
-
Si le code postal est inconnu ainsi que la ville, le logiciel propose d'enregistrer ce nouveau code associé à la ville.
Lors de la saisie de la commune (et si le code postal n'a pas encore été saisi), le logiciel Sage Multi Devis Entreprise propose automatiquement le nom de commune le plus approchant, sur la base des premiers caractères saisis.
Vous pouvez saisir le nom de la ville sans pour autant saisir le code postal : si la ville est connue par Sage Multi Devis Entreprise, cette dernière vous retournera automatiquement le code postal associé (dans le cas où une ville existe dans plusieurs départements, le code postal retourné correspondra au premier département de la liste).
Si la préférence "Prévenir si la ville n'existe pas" est à Non (menu Outils / Préférences / Générales / Mode de saisie / Adresses), la ville sera automatiquement créée dans la base, sans message d'avertissement, dans le cas où celle-ci n'existe pas.
Sélectionnez dans ce champ le pays dans lequel se situe le client auquel est adressé la facture, par défaut il s'agit du pays indiqué au niveau de sa fiche : vous pouvez cependant en sélectionner un autre via la touche F4 ou l'icône .
Si vous souhaitez créer un nouveau pays, utilisez la touche F11. Vous pouvez consulter la fiche du pays sélectionné à l'aide de la touche F7.
Sélectionnez la personne à qui adresser la facture. Par défaut il s'agit de l'interlocuteur principal défini pour l'adresse sélectionnée.
Lorsqu'un client dispose de plus d'un interlocuteur pour la même adresse, vous pouvez sélectionner celui de votre choix via la touche F4 ou l'icône : ses coordonnées téléphoniques et son adresse e-mail sont alors reprises plus bas. C'est l'interlocuteur défini comme principal qui est repris par défaut.
Lorsque la facture est établie dans le cadre d'une affaire, il s'agit par défaut de l'interlocuteur retenu pour l'affaire.
Ce champ reprend le numéro de téléphone de l'interlocuteur sélectionné pour la facture, vous ne pouvez le modifier.
Le numéro de téléphone peut comporter jusqu'à 30 caractères et sera notamment utilisé pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
Une fois intégré dans le document, ce numéro est indépendant de toutes modifications réalisées dans la fiche du tiers.
Ce champ reprend le numéro de télécopie de l'interlocuteur sélectionné pour la facture, vous ne pouvez le modifier.
Le numéro de télécopie peut comporter jusqu'à 30 caractères et sera notamment utilisé pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
La facture peut être envoyée par télécopie au numéro indiqué.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi de télécopie, cliquez ici.
Une fois intégré dans le document, ce numéro est indépendant de toutes modifications réalisées dans la fiche du tiers.
Ce champ reprend le numéro de téléphone portable de l'interlocuteur sélectionné pour la facture, vous ne pouvez le modifier.
Le numéro de téléphone portable peut comporter jusqu'à 30 caractères et sera notamment utilisé pour les correspondants étrangers. Nous vous rappelons que 10 chiffres sont théoriquement suffisants pour les appels nationaux.
Une fois intégré dans le document, ce numéro est indépendant de toutes modifications réalisées dans la fiche du tiers.
Ce champ reprend l'adresse e-mail de l'interlocuteur sélectionné pour la facture, vous ne pouvez la modifier.
La facture peut être expédiée par e-mail à l'adresse indiquée.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi d'e-mails, cliquez ici.
Une fois intégrée dans le document, cette adresse est indépendante de toutes modifications réalisées dans la fiche du tiers.
Travaux
Catégorie
Indiquez la catégorie de vente à laquelle est rattachée la pièce commerciale.
Elle est récupérée automatiquement à partir de la fiche client si elle a été préalablement renseignée dans cette fiche.
Compte-tenu du statut du client sélectionné,la modification d'une catégorie entraîne la mise à jour des taux de T.V.A. et des comptes comptables qui seront appliqués aux lignes chiffrées.
Sélectionnez la nature des travaux chiffrés dans le cadre de la facture, via la touche F4 ou l'icône .
Les natures de travaux sont créées depuis le menu Initialisation / Chantiers / Natures des travaux. La nature déclarée comme nature par défaut est sélectionnée automatiquement lors de la création d'une facture, vous pouvez bien entendu en sélectionner une différente.
Compte-tenu du statut du client sélectionné, le choix d'une nature de travaux influence le choix des taux de T.V.A. et des comptes comptables qui seront appliqués aux lignes chiffrées. Sachez que vous pourrez modifier la nature des travaux ligne par ligne dans la facture.
Saisissez dans ce champ un commentaire décrivant les travaux chiffrés dans la facture ou toute autre information que vous jugez utile.
Cette information sera exploitée lors de l'édition de la facture ou dans les listes, facilitant ainsi son identification.