Les Factures fournisseurs
(Menu Achats / Factures et avoirs fournisseurs)
L'essentiel...
Les factures fournisseurs sont les documents liés aux achats de marchandises (fournitures et matériaux) effectués auprès de vos fournisseurs : elles font généralement suite à une commande ou à une réception de commande. Bien que normalement adressées par les fournisseurs, elles peuvent l'être par un tiers destiné à se substituer à ce dernier (tiers payé). La livraison de marchandises peut par exemple être effectuée par une société qui est une agence et la facture adressée par le siège social.
La saisie des factures fournisseurs vous permet de contrôler les prix pratiqués par vos fournisseurs par rapport aux bons de commande ou aux bons de réception établis.
Notez qu'il est possible de saisir dans une facture un article qui ne fait pas l'objet d'une gestion de stock ou qui n'est pas habituellement acquis chez un fournisseur.
Sur la base de conditions de paiement, ou condition de règlement, les factures fournisseurs vous permettent de déterminer le montant, la date et la nature des sommes qui seront à régler : soit la tenue d'un échéancier fournisseur.
Les conditions de paiement peuvent correspondre à celles habituellement négociées avec le fournisseur, elles peuvent cependant être redéfinies pour chaque facture, voire lors de la commande, de la réception ou de la facturation des marchandises.
Les factures fournisseurs incluent les avoirs fournisseurs. Un avoir fournisseur est une facture de nature rectificative par laquelle le fournisseur reconnaît devoir à son client une certaine somme pour une raison particulière (annulation d'une facture précédente, renvoi de marchandises défectueuses...).
L'avoir est considéré comme un règlement dans la Gestion Financière et peut-être utilisé comme tel, il peut aussi être désigné comme étant remboursé.
ces derniers seront considérés comme des règlements et permettent ainsi de solder les échéances d'autres factures.
Les factures fournisseurs et les règlements correspondants peuvent faire l'objet d'un transfert en comptabilité.
La rédaction d'une facture peut se dérouler de plusieurs manières :
-
manuellement : depuis le menu Documents ou via une affaire,
-
automatiquement : sur la base d'un transfert de demande de prix, de commande ou de réception, sachez que dans ce cas il vous sera toujours possible de modifier son contenu.
Une facture peut être rattachée à un chantier, soit parce qu'elle lui est entièrement dévolue, soit partiellement.
Le montant des factures fournisseurs d'une affaire vient diminuer le calcul de la rentabilité.
La rédaction d'une facture fournisseur vous permet de procéder à la mise à jour d'un dépôt ou d'un stock chantier.
Pour obtenir une vue d'ensemble des documents commerciaux, cliquez ici.
Une facture n'est plus modifiable dès lors qu'elle a été acceptée ou lorsqu'elle a fait l'objet d'un transfert en comptabilité.
Les champs d'en-tête...
Saisissez le code de la pièce commerciale, sur un maximum de 8 caractères. Ce code pourra être de type numérique ou alphanumérique.
Lorsque vous aurez enregistré une nouvelle pièce commerciale, son code ne sera plus modifiable.
La touche de fonction F11, utilisée sur le champ "Référence", génère automatiquement un nouveau code.
Il sera établi en fonction de la numérotation définie dans l'onglet Codification des Renseignements généraux. Pour obtenir de plus amples informations sur l'onglet Codification, cliquez ici.
La préférence Modification de la numérotation des factures fournisseurs accessible par le menu Outils / Préférences / Achats / Fournisseurs / Factures / Générales vous permet d'autoriser ou non la modification des numéros de pièces créés automatiquement par le logiciel.
Exemple
Vous créez 2 factures :
La première possède le code "00000001" : il s'agit d'un code numérique,
La seconde possède le code "BL000001" : il s'agit d'un code alphanumérique.
Ce champ, situé juste après le Numéro, vous permet d'indiquer le type de document que vous souhaitez réaliser. Il vous est possible de choisir parmi 2 types possibles :
- Facture : ce choix vous permet de commencer la saisie d'une nouvelle facture
- Avoir : ce choix vous permet de saisir un nouvel avoir
Indiquez dans cette zone de sélection le code du fournisseur concerné par le document.
La sélection du code fournisseur détermine le compte collectif et le compte tiers qui seront associés à l'écriture d'achat au moment du transfert de cette pièce.
Sélectionnez dans ce champ le statut du document courant.
- En cours,
- Envoyée,
- Acceptée.
Un document enregistré avec l'état Accepté est accessible en consultation, mais n'est pas directement modifiable.
Pour modifier ce document, vous devrez au préalable cliquer sur l'icône 
.
Réf. Externe
Saisissez la référence du document chez le fournisseur, sur un maximum de 17 caractères alphanumérique . Ce champ est repris en transformation de document.
Rédacteur
Sélectionnez dans la liste déroulante le salarié défini comme rédacteur. Ce champ est repris en transformation de document.
Saisissez la date à laquelle la pièce commerciale est établie.
Dans tous les champs monétaires (colonnes comprises), vous pouvez utiliser la combinaison de touches SHIFT + F4 pour accéder à une calculatrice, pour effectuer d'éventuels calculs.
Pour accéder aux champs des autres onglets, appuyez sur la combinaison de touches Alt et la touche correspondant à la lettre soulignée de l'onglet désiré ou cliquez tout simplement sur l'onglet.
Vous pouvez également utiliser les touches PgDn et PgUp pour passer d'un onglet à l'autre pendant votre saisie.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans les onglets suivants :
| Adresse | Lignes | Pied | Supplément |
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
 |
