Documents
(Menu Affaires / Fichier des Affaires - Dossier Suivi commercial)
L'essentiel...
Ce dossier permet de consulter la liste des documents commerciaux qui ont été établis dans le cadre de l'affaire : devis clients, commandes sous-traitants, factures fournisseurs... Ces documents incluent donc aussi bien ceux que vous adressez aux tiers, que ceux que vous recevez de ces derniers : les tiers désignant dans ce cas précis les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.
Notez que la liste n'affiche pas les documents externes, qui désignent les fichiers informatiques que vous avez associés à l'affaire : documents bureautiques, plans, e-mails, images...
Les documents commerciaux liés à une affaire sont regroupés par catégorie au sein de différents sous-dossiers à partir desquels il vous est possible d'en créer, modifier, copier voire supprimer.
A l'exception des situations de travaux et des factures d'avancement qui sont gérées depuis le dossier Financier, chaque liste permet de créer, modifier ou supprimer un document. La liste des devis et des factures clients offre en outre la possibilité de copier un document.
Lors de la modification de l'état d'un devis d'En cours à Accepté par le bouton 
, alors il est, selon la préférence, automatiquement intégré à la base de facturation du chantier mentionné. Dans le cas où la préférence est réglée sur le critère A la demande, un message de confirmation s'affiche.
Si le devis est ouvert dans la liste des devis de l'affaire, lors de la modification de son état à accepter dans la partie Entête / Renseignement, le devis est, selon la préférence, intégré dans la base de facturation du chantier.
Pour en savoir plus sur la saisie des devis clients, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des commandes clients, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des bons de livraison clients, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des bons de retour clients, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des factures et avoirs clients, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des situations de travaux, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des factures d'avancement, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des demandes de prix fournisseurs, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des commandes fournisseurs, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des bons de réception fournisseurs, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des bons de retour fournisseurs, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des factures et avoirs fournisseurs, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des appels d'offre sous-traitants, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des commandes sous-traitants, cliquez ici.
Pour en savoir plus sur la saisie des factures et avoirs sous-traitants, cliquez ici.
Sachez que si les documents commerciaux peuvent être créés depuis une affaire, ils peuvent aussi lui être rattachés en sélectionnant le code de l'affaire au niveau de leur entête.
Via l'étude logistique d'une affaire il est en outre possible de générer :
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des demandes de prix et commandes fournisseurs pour le réapprovisionnement des matières,
-
des appels d'offre et commandes sous-traitants,
lesquels seront alors automatiquement rattachés à l'affaire.
Pour en savoir plus sur l'étude logistique, cliquez ici.
Les champs d'en-tête...
Ce champ vous permet d'isoler une sélection de données. La recherche s'effectue sur la colonne de tri (repérée au moyen du triangle vert 
ou 
) :
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Tri par ordre croissant des valeurs (numériques ou alphabétiques)
-
Tri par ordre décroissant des valeurs (numériques ou alphabétiques)
Le nom de cette zone est donc variable selon la colonne sélectionnée.
Pour procéder au filtrage, saisissez dans ce champ le début de la valeur ou du texte recherché. Appuyez sur Entrée ou attendez une seconde pour que les enregistrements correspondants s'affichent à l'écran. Pour changer de colonne de tri et donc de cible de recherche, cliquez sur l'en-tête de la colonne souhaitée.
Effectuez un double clic sur le document de votre choix pour effectuer une consultation de sa fiche.
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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