Les Familles Eléments
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L'essentiel...
Groupez vos éléments en fonction de leurs caractéristiques
Une famille correspond à un ensemble d'éléments groupés de façon logique par rapport à une ou plusieurs caractéristiques qui leur sont communes.
Une gestion des éléments facilitée au quotidien
Le regroupement par famille facilite les tris, filtres, recherches, sélections et classements dans vos différentes bibliothèques : que ce soit dans leur gestion (création, modification, suppression et édition des éléments) ou lors de la rédaction de vos documents commerciaux (devis et factures clients, commandes et factures fournisseurs...), le suivi des consommations sur vos chantiers, la gestion de votre stock...
De plus, lors de la validation d'une famille modifiée, Sage Multi Devis Entreprise vous propose de répercuter les modifications effectuées à l'ensemble des éléments associés à celle-ci.
Une organisation des familles sous forme d'arborescence
Une famille peut contenir des sous-familles, lesquelles peuvent à leur tour contenir des sous-familles. Il n'est cependant pas possible de définir de sous-famille sans sa famille (ou sous-famille) d'appartenance.
Lors de la rédaction d'une commande fournisseur, vous pouvez demander à ne visualiser dans la liste des références que celles appartenant à la famille plomberie, ou lors de la rédaction d'un devis les ouvrages de la famille menuiserie intérieure...
Avant de commencer à codifier vos familles, si vous souhaitez mettre en place une telle structure, réfléchissez bien à cette notion d'imbrication des familles et des sous-familles : une fois constituée, cette arborescence risque de vous faire passer beaucoup de temps si vous devez la remanier.
Certaines familles peuvent être créées automatiquement à l'issue de l'intégration d'une bibliothèque telle que Batiprix, Catelec... ou d'une procédure de création automatique d'éléments à partir des tarifs d'un fournisseur. Vous pouvez aussi en faciliter la création en procédant à l'import d'un fichier de familles via le menu Outils / Données / Import.
Sachez que lors de la constitution d'une bibliothèque à partir des tarifs d'un fournisseur, les familles de produit associées aux références seront créées en tant que familles éléments.
Facilitez la saisie des fiches de vos éléments en bibliothèque
La mise en place des familles vous permet d'autre part de faciliter la saisie de certaines informations présentes sur les fiches de vos éléments :
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choix d'une unité de mesure, pour la quantification des éléments au cours de la chaîne des achats, la chaîne des stocks et la chaîne des ventes,
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mise en place d'un compte d'achat et d'un compte de vente, pour les besoins du transfert comptable des factures clients, fournisseurs et sous-traitants,
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sélection d'un taux de T.V.A., auquel sera soumis l'article par défaut,
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gestion du suivi de chantier, de manière à permettre le suivi des consommations sur les chantiers,
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gestion du stock, afin d'assurer le suivi des fournitures et matériaux sur les dépôts de l'entreprise et les dépôts chantiers.
Ces informations peuvent aussi concerner la tarification des éléments, en fonction de leur nature, comme le coefficient de frais généraux, le coefficient de bénéfice qui permettront d'obtenir respectivement leur prix de revient et leur prix de vente.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des fiches éléments, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie du suivi des consommations, cliquez ici.
Les champs d'en-tête...
Bibliothèque
Ce champ n'est pas modifiable et indique la bibliothèque dans laquelle la famille a été créée. Le choix de cette dernière s'effectue depuis la liste des éléments.
Une famille ne peut être rattachée à plus d'une bibliothèque à la fois.
Code
En création, saisissez dans ce champ le code de la nouvelle famille (20 caractères alphanumériques). Toutes les familles sont nécessairement référencées par un code unique.
Il est cependant possible d'utiliser un même code pour des familles rattachées à des bibliothèques différentes, mais pas pour la même bibliothèque.
La création d'un code de sous-famille se réalise en séparant son code de celui de la famille ou sous-famille d'origine par un point.
La création d'une sous-famille n'est d'ailleurs possible que si la famille ou sous-famille d'origine existe déjà.
Exemple
TUY, TUY.PVC, TUY.CIMENT...
Si vous avez sélectionné préalablement une famille depuis la liste, la première partie du code est affichée mais vous ne pouvez la modifier : il vous reste alors à la compléter par le code de la sous-famille que vous souhaitez créer.
Libellé
Saisissez ou modifiez le libellé de la famille, celui-ci ne peut excéder 50 caractères alphanumériques.
La saisie du libellé est obligatoire pour pouvoir valider les informations de la famille et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de libellé.
Ce libellé sera présent dans toutes les fiches ou fenêtres dans lesquelles vous serez amenés à sélectionner la famille : si vous le modifiez, c'est le nouveau libellé qui sera dorénavant affiché.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans 2 onglets :
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Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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