Les Eléments
(Menu Bibliothèques / Eléments (Ouvrages et composants))
L'essentiel...
Les éléments, les créer dans quel but ?
Les éléments font référence à tout ce qui pourra être acheté, consommé, facturé ou sous-traité, ils constituent le point de départ de Sage Multi Devis Entreprise.
Organisez vos éléments au sein de bibliothèques
Un élément peut faire partie d'une ou plusieurs bibliothèques afin de faciliter sa saisie dans vos documents, voire n'être composé que d'un simple libellé et d'un prix (il s'agit alors d'un élément non référencé) : il ne figure alors dans aucune bibliothèque.
Notez que la gestion multi-bibliothèques est soumise à préférence : menu Outils / Préférences / Générales / Profil société / Gestion multi-bibliothèques.
Vous retrouverez les éléments tout au long de votre utilisation de Sage Multi Devis Entreprise : devis, factures, suivis de chantier...
La création des fiches éléments peut se faire manuellement, mais elle peut aussi être facilitée par l'import de fichiers informatiques ou à partir des tarifs d'un fournisseur (la création automatique des fournitures et des matériaux).
Pour obtenir de plus amples informations sur l'import des bibliothèques, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'import de fiches éléments, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la création automatique des fournitures et matériaux, cliquez ici.
Créez vos articles et composez vos ouvrages
Les éléments se répartissent en deux grandes catégories : les articles et les ouvrages.
Les articles représentent les éléments de base d'une bibliothèque, à savoir :
Généralement les articles entrent dans la composition des ouvrages mais ils peuvent être utilisés de manière indépendante pour la rédaction de différents documents (devis, factures, suivis de chantier...).
Les ouvrages sont des éléments composés d'articles de tout type, qu'ils soient issus d'une bibliothèque ou définis de manière ponctuelle. Ils représentent l'accomplissement d'un travail dans une unité d'oeuvre donnée.
Un ouvrage peut entrer à son tour dans la composition d'un autre ouvrage, il est alors qualifié de sous-ouvrage et ses composantes de sous-composantes.
Les ouvrages se distinguent en deux grandes natures :
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Ouvrages travaux, qui représentent un produit fini dont les composantes sont généralement consommées au cours du processus de réalisation,
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Ouvrages détaillés, qui s'apparentent davantage à l'assemblage de plusieurs composantes.
Quel que soit l'ouvrage, sachez que le choix d'une nature est libre, il exerce cependant une influence sur sa tarification.
La gestion des composantes d'ouvrages vous permet de sélectionner les éléments qui entrent dans la composition d'un ouvrage et dans quelle quantité, il rappelle aussi les informations liées à la tarification de ces éléments : certaines seront uniquement présentes à titre informatif, d'autres seront cependant modifiables.
La valorisation des ouvrages s'effectue sur la base des quantités des composantes nécessaires à la réalisation d'une unité d'ouvrage.
Pour obtenir une vue d'ensemble de l'intégration des éléments au sein de Sage Multi Devis Entreprise, cliquez ici.
Les champs d'en-tête...
Ce champ vous permet de sélectionner la bibliothèque dans laquelle l'élément doit être créé.
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Si vous créez un élément par copie, ce choix de la bibliothèque vous permet notamment d'affecter le nouvel élément à une bibliothèque différente de celle de l'élément d'origine.
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Si l'élément a été réalisé à partir d'un import de fichier informatique (import de fiche élément, import de bibliothèque) ou à partir des tarifs d'un fournisseur, il s'agit de la bibliothèque que vous avez sélectionnée pour les besoins de la procédure.
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Si l'élément est créé depuis un devis en bibliothèque imposée, ce champ ne sera pas modifiable.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'import des bibliothèques, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'import de fiches éléments, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur la création automatique des fournitures et matériaux, cliquez ici.
Tous les éléments sont nécessairement référencés par un code unique.
Il est cependant possible d'utiliser une même référence pour des articles de bibliothèques différentes, mais pas au sein d'une seule et même bibliothèque.
Afin de faciliter votre utilisation quotidienne du logiciel, nous vous encourageons à choisir des codes suffisamment explicites. Sachez que vous pourrez sélectionner un élément depuis une liste car vous ne pourrez pas nécessairement vous souvenir de tous les codes que vous avez mis en place.
La saisie du code est obligatoire pour pouvoir valider les informations de la fiche élément et vous ne pouvez pas quitter ce champ sans avoir saisi de code. Notez qu'il ne peut plus être modifié une fois la fiche validée.
Vous pouvez définir la séquence de la codification automatique de la référence des éléments d'une bibliothèque, comme unique, distincte par type (Fournitures et matériaux, Main d'oeuvre...) ou distincte par nature d'élément (Matériaux consommables, Main-d'oeuvre entreprise...).
En création, la référence construit comme suit en fonction de la valeur renseignée dans les Préférences :
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Bibliothèque : la prochaine référence est déterminée en incrémentant (+1) la plus grande référence des éléments existant dans la bibliothèque, tous types et natures d'éléments confondus, jusqu'à la prochaine référence disponible sur cette même bibliothèque.
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Type : la prochaine référence est déterminée en incrémentant la plus grande référence des éléments existant dans la même bibliothèque et pour le même type (type associé à la nature), jusqu'à la prochaine référence disponible sur cette même bibliothèque.
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Nature : le prochain code est déterminé en incrémentant la plus grande référence des éléments existant dans la même bibliothèque et pour la même nature, jusqu'à la prochaine référence disponible sur cette même bibliothèque.
Notez que le mode d'incrémentation automatique des références pour les éléments est soumise à préférence : menu Outils / Préférences / Bibliothèques / Eléments / Générales.
Chaque élément se caractérise par une nature.
A la création d'un élément, la nature est automatiquement renseignée par rapport à celle de l'élément sélectionné dans la liste. Si cette création fait suite à une première création (création en chaîne), la nature de l'élément précédent est reprise.
Si aucun élément n'est sélectionné, c'est la première nature qui sert de filtre à la liste qui s'affiche.
Pour modifier la nature, utilisez l'icône 
ou de la touche F4.
Seules les natures actives peuvent être rattachées à un élément.
Le choix d'une nature détermine les informations qui seront gérées au niveau de la fiche d'un élément et son comportement général dans Sage Multi Devis Entreprise.
Seuls les fournitures et matériaux pourront faire l'objet d'une saisie dans les documents fournisseurs tels que les demandes de prix, les commandes... Les éléments de main-d'oeuvre n'autorisent pas de gestion de stock...
Mettre en sommeil
Lorsque cette option est cochée, elle permet d'exclure l'élément concerné afin de ne plus le visualiser, le modifier ou le mettre à jour par défaut dans les différentes listes d'éléments de l'application.
Lors de la saisie d'un élément mis en sommeil, un message d'avertissement s'affiche demandant la confirmation de l'insertion de cet élément.
Lors de la copie d'un élément, la valeur de cette option est conservée.
Pour plus d'information sur la gestion des éléments en sommeil, cliquez ici.
Forfaitaire
Case à cocher disponible pour les natures de type "ouvrages travaux". Elle permet à l'ouvrage de devenir forfaitaire, c'est-à-dire de pouvoir être valorisée sans comporter de composantes (sans sous-détail).
Dans les chantiers, la saisie du réalisé relatif aux ouvrages forfaitaires n'est pas possible, seul le facturé est alimenté par les factures client.
Lorsque cette case est cochée, l'onglet Composantes n'est pas affiché.
Si l'ouvrage comporte des composantes, la case Ouvrage forfaitaire est grisée. Il faut donc supprimer les composantes au préalable avant de cocher la case.
Saisissez ou modifiez le libellé qui identifie l'élément. Il s'agit d'un libellé destiné à faciliter les tris, les recherches et classement dans les listes : il est donc volontairement limité à 100 caractères alphanumériques.
En fonction des préférences, ce libellé pourra être automatiquement repris comme libellé commercial au niveau de l'onglet Descriptif.
A la création d'un élément, la famille est automatiquement renseignée par rapport à celle de l'élément sélectionné dans la liste. Si cette création fait suite à une première création (création en chaîne), la famille de l'élément précédent est reprise.
Si aucun élément n'est sélectionné, c'est la première famille qui sert de filtre à la liste qui s'affiche.
Pour modifier la famille à laquelle l'élément sera rattaché, utilisez l'icône ou de la touche F4.
Le rattachement d'un élément à une famille permet :
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de procéder au regroupement des éléments possédant des caractéristiques communes,
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de faciliter la saisie ou la modification de la fiche des éléments à partir des informations spécifiées sur la fiche de la famille.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des fiches des familles éléments, cliquez ici.
Sélectionnez le poste de travaux auquel se rattache l'élément. Bien que facultative cette notion permet d'éditer des analyses par postes.
Exemple
Editer le détail des matériaux consommés lors de la réalisation des chantiers en fonction de leur poste.
En savoir plus...
Les informations de la fiche ont été regroupées dans plusieurs onglets dont le détail varie en fonction de la nature des éléments, il dépend en fait du type auquel elle se rattache :
Les boutons...
Cliquez sur les boutons et icônes ci-dessous pour obtenir des informations sur leurs rôles respectifs.
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