La barre de menus des documents
(Menu Ventes / Devis quantitatifs et estimatifs)
(Menu Ventes / Commandes)
(Menu Ventes / Bons de livraison)
(Menu Ventes / Bons de retour)
(Menu Ventes / Situations de travaux)
(Menu Ventes / Factures d'avancement)
(Menu Ventes / Factures et avoirs)
L'essentiel...
Afin de faciliter l'accès à de nombreuses fonctionnalités des documents commerciaux, Sage Multi Devis Entreprise met à votre disposition différents raccourcis sous la forme d'une barre de menus. Celle-ci est située sous la barre de titre du devis : vous pouvez cependant choisir de la désactiver si vous le souhaitez. Certains menus peuvent être inactifs en fonction des circonstances : ainsi l'insertion d'une tranche n'est pas autorisée dans une situation de travaux ou une facture d'avancement...
Notez que lorsque la barre des menus est désactivée, vous pouvez utiliser la combinaison de touches Ctrl + Alt + M afin de la réactiver.
L'aide champ par champ...
Document
Permet d'enregistrer les modifications apportées au document depuis son ouverture ou depuis la dernière sauvegarde effectuée. Il ne vous est donc pas nécessaire de valider le document pour cela.
Nous vous recommandons de sauvegarder de manière régulière lorsque vous travaillez sur un document volumineux, en cas de coupure de courant inopinée cela vous évitera un long travail de ressaisie.
Permet d'accéder à la section Entête / Renseignements du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur les renseignements du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les renseignements de la situation de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les renseignements de la facture d'avancement, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les renseignements de la facture ou de l'avoir, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les renseignements de la facture d'acompte, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Entête / Options du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur les options du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les options de la situation de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les options de la facture d'avancement, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les options de la facture ou de l'avoir, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Entête / Lettre du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur la lettre d'en-tête du document, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Corps / Lignes du document.
C'est à partir de cette section que vous allez saisir le contenu du corps du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur le corps du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur le corps de la facture, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Avancement / Avancement de la situation de travaux ou de la facture d'avancement.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'avancement des situations de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'avancement des factures d'avancement, cliquez ici.
Permet d'accéder au métré général du devis ou de la facture.
Pour obtenir de plus amples informations sur le métré général des documents commerciaux, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Lignes / Coefficients du devis ou de la facture.
Pour obtenir de plus amples informations sur les coefficients du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les coefficients de la facture, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Lignes / Mise à prix du devis.
Pour obtenir de plus amples informations sur les coefficients du devis, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Pied / Frais du devis.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des frais, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Pied / Récapitulatif du devis, de la situation de travaux ou de la facture d'avancement.
Pour obtenir de plus amples informations sur le récapitulatif du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur le récapitulatif de la situation de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur le récapitulatif de la facture d'avancement, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Pied / Montants du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur les montants du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les montants de la situation de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les montants de la facture d'avancement, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur les montants de la facture, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Pied / TVA du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'analyse de T.VA. du devis, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'analyse de T.VA. de la situation de travaux, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'analyse de T.VA. de la facture d'avancement, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'analyse de T.VA. de la facture, cliquez ici.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'analyse de T.VA. de la facture d'acompte, cliquez ici.
Permet d'accéder à la section Pied / Lettre de pied du document.
Pour obtenir de plus amples informations sur la lettre de pied du document, cliquez ici.
Edition
Met en mémoire le texte ou les lignes sélectionnées et les retire du document. Vous pouvez ensuite les coller.
Met en mémoire le texte ou les lignes sélectionnées. Vous pouvez ensuite les coller.
Colle le texte ou les lignes présentes en mémoire dans le corps du document.
Permet de supprimer la ou les lignes sélectionnées.
Permet de sélectionner l'ensemble des lignes du document afin de leur appliquer éventuellement un traitement : suppression, copie... Lorsque les lignes sont sélectionnées elle sont surlignées en bleu.
Permet d'activer une fenêtre de recherche portant au choix sur :
-
le numéro d'une ligne,
-
la référence d'un élément,
-
la désignation ou l'information saisie sur une ligne.
Pour obtenir de plus amples informations sur la fenêtre de recherche, cliquez ici.
Permet de lancer une nouvelle recherche sur la base des critères de la recherche précédente dans les lignes qui suivent celle sur laquelle se trouve le curseur de saisie.
Permet de lancer une nouvelle recherche sur la bases des critères de la recherche précédente dans les lignes qui précédent celle sur laquelle se trouve le curseur de saisie.
Insertion
Permet d'insérer une ligne à la position du curseur, cette ligne ainsi que les suivantes sont décalées vers le bas.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'insertion de lignes dans un document, cliquez ici.
Permet d'ajouter une ligne sous la ligne courante, les lignes situées dessous sont décalées vers le bas. Positionné sur la dernière ligne d'un ouvrage, elle permet d'ajouter une composante supplémentaire.
Tranche de travaux
Permet d'insérer une tranche de niveau 1 dans le devis ou une tranche de même niveau que celle qui se trouve directement au-dessus.
Pour obtenir de plus amples informations sur le travail avec des tranches et des sous-tranches, cliquez ici.
Permet d'insérer une tranche de niveau inférieur à celui de celle qui se trouve au-dessus.
Pour obtenir de plus amples informations sur le travail avec des tranches et des sous-tranches, cliquez ici.
Permet d'insérer une tranche de niveau supérieur à celui de celle qui se trouve au-dessus.
Exemple
Par exemple insérer une tranche de niveau 2 après une tranche de niveau 3.
Pour obtenir de plus amples informations sur le travail avec des tranches et des sous-tranches, cliquez ici.
Permet d'accéder à la liste des éléments.
L'insertion d'un élément depuis la liste des éléments s'effectue à l'aide de l'icône 
Insérer un élément de la bibliothèque, vous pouvez aussi utiliser l'icône 
ou la touche F4 depuis la colonne Référence.
Permet d'insérer des textes standards : ils s'agit de phrases-types ou de formules que vous pouvez insérer dans vos documents afin d'en faciliter la saisie : formules de politesse, conditions de vente...
Notez que les textes standards peuvent faire l'objet de modifications dans un document sans que cela n'affecte le texte standard d'origine.
Pour obtenir de plus amples informations sur les textes standards, cliquez ici.
Permet d'insérer un sous-total dans le corps du document au niveau de la ligne sur laquelle est positionné le curseur de saisie
Le sous-total vous permet d'obtenir la somme de toutes les colonnes de prix (déboursés, prix de revient, prix de vente...) situées au-dessus de la ligne courante et ce jusqu'au dernier sous-total ou jusqu'à la dernière tranche ou sous-tranche rencontrée.
Pour obtenir de plus amples informations sur les sous-totaux, cliquez ici.
Permet d'insérer un saut de page dans le corps du document au niveau de la ligne sur laquelle est positionné le curseur de saisie : elle sera imprimée sur une nouvelle page lors de l'édition. L'insertion d'un saut de page est signalée par un trait noir.
Afin de faciliter la saisie des documents clients, vous pouvez réaliser l'import d'un quantitatif (éléments et quantités) en provenance :
- d'une partie d'un document du dossier en cours (pour de plus amples informations, cliquez ici);
- d'un fichier externe (pour de plus amples informations, cliquez ici).
Le transfert ne sera possible que si vous avez réalisé un export de quantitatif au préalable : celui-ci vous permettra alors de créer une proposition commerciale de manière automatique sans nécessiter de ressaisie de votre part. Vous pouvez donc passer en quelques secondes d'un quantitatif ouvrage à une proposition chiffrée sous forme de devis.
Ces produits peuvent fonctionner de manière indépendante de Sage Multi Devis Entreprise ou en liaison avec celui-ci.
Ainsi, il n'est pas nécessaire de disposer de ces progiciels sur le poste depuis lequel l'import est réalisé.
Importation de sections d'un document du dossier
Sélectionnez cette option pour importer un quantitatif (éléments et quantités) en provenance d'un document interne au dossier.
Localisez le document source et sélectionnez les sections désirées.
Importation de lignes de document à partir d'un fichier externe
Sélectionnez cette option pour importer un quantitatif (éléments et quantités) en provenance d'un fichier externe.
Un assistant d'importation vous guidera tout au long du traitement.
Propriétés
Permet d'accéder à la fenêtre des propriétés d'une ligne.
Pour obtenir de plus amples informations sur la fenêtre Propriétés, cliquez ici.
Permet d'accéder à la fiche des éléments provenant d'une bibliothèque, en consultation uniquement.
Ce menu n'est pas activé sur les lignes de tranches, de sous-totaux ou comportant un élément non référencé dans la mesure où il n'existe pas de fiche à laquelle ils se rattachent.
Permet d'imposer le prix de vente d'un élément, celui ne subira aucune altération quelles que soient les modifications apportées à son déboursé ou à son prix de revient. Sélectionnez à nouveau cette option pour rendre modifiable le prix de vente d'un élément déjà imposé.
Le coefficient de bénéfice n'est pas accessible sur les éléments dont le prix de vente est imposé.
Cette option n'est valable que pour les composantes des ouvrages détaillés et les articles : le prix de vente des composantes des ouvrages travaux étant purement indicatif.
Permet de préciser que la ligne n'apparaisse pas lors de l'édition du devis (ou de la facture). La numérotation des lignes est automatiquement modifiée de manière à en tenir compte.
Sachez que lorsque vous indiquez qu'une tranche ou qu'un ouvrage n'est pas édité, tous les éléments qu'il contient ne seront pas eux-mêmes édités.
Si vous souhaitez travailler élément par élément, cochez l'option au niveau de la tranche ou de l'ouvrage et décochez-la ligne par ligne de manière individuelle.
Permet d'indiquer que vous souhaitez que la ligne soit déclarée en variante, auquel cas elle ne sera pas prise en compte dans le total du document. Sélectionnez à nouveau cette option pour qu'une ligne déjà déclarée en variante soit cette fois comprise.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les variantes, cliquez ici.
Permet d'abaisser le niveau d'une tranche.
Exemple
Par exemple transformer une tranche de niveau 2 en tranche de niveau 3.
Pour obtenir de plus amples informations sur le travail avec des tranches et des sous-tranches, cliquez ici.
Permet de hausser le niveau d'une tranche.
1 Exemple
Par exemple transformer une tranche de niveau 2 en tranche de niveau 1.
Pour obtenir de plus amples informations sur le travail avec des tranches et des sous-tranches, cliquez ici.
Permet de remplacer une référence de la bibliothèque par une autre référence. Vous ne pouvez cependant sélectionner qu'une de celles que vous avez définies au niveau de sa fiche.
Pour obtenir de plus amples informations sur la saisie des éléments de remplacement, cliquez ici.
Permet de créer un nouvel élément dans la bibliothèque de votre choix, directement depuis le corps du document. Une fois la bibliothèque sélectionnée, Sage Multi Devis Entreprise ouvre automatiquement la nouvelle fiche Elément en création.
Les informations saisies sur la ligne sont récupérées dans cette nouvelle fiche.
De même si les informations de l'élément sont modifiées dans la fiche nouvellement créée, elles seront automatiquement mises à jour sur la ligne au retour dans le document, suite à la validation de la fiche.
Pour accéder à cette option, la ligne du document à ajouter en bibliothèque doit au moins comporter une Nature. Cette option n'est pas accessibles sur les lignes de type Tranche, Sous-total et Non valorisée.
Si la préférence Gestion multi-bibliothèques est réglée à Non (menu Outils / Préférences / Générales / Profil dossier), la fiche élément s'ouvre directement sans affichage préalable de la liste des bibliothèques.
Permet d'ouvrir la fiche de l'élément correspondant en appliquant au préalable les propriétés et tarifs définis dans le document : la mise à jour n'est effective que si la fiche Elément est validée.
Au retour, les éventuelles modifications faites dans la fiche sont prises en compte dans le document.
Cette option n'est accessible que si la ligne courante est de type élément.
Permet d'accéder à la saisie ou la modification du métré d'une ligne.
Pour obtenir de plus amples informations sur les métrés dans les devis, cliquez ici.
Format
Permet d'accéder à une fenêtre de sélection au format Windows® dans laquelle vous pouvez sélectionner une police de caractères, un style, une taille et des effets (barré, souligné, couleur), vous pouvez ainsi changer la police du texte sélectionné ou commencer une saisie avec une nouvelle police.
Permet de mettre en gras le texte sélectionné ou de commencer une saisie de texte en gras.
Permet de mettre en italique le texte sélectionné ou de commencer une saisie de texte en italique.
Permet de souligner le texte sélectionné ou de commencer une saisie de texte souligné.
Permet de barrer le texte sélectionné ou de commencer une saisie de texte barré.
Alignement
Permet d'aligner à gauche le ou les paragraphes sélectionnés ou de commencer une saisie de texte alignée à gauche.
Permet de centrer le ou les paragraphes sélectionnés ou de commencer une saisie de texte centrée.
Permet d'aligner à droite le ou les paragraphes sélectionnés ou de commencer une saisie de texte alignée à droite.
Paragraphe
Permet d'insérer une puce devant le ou les paragraphes sélectionnés ou de commencer une saisie de texte précédée d'une puce.
Permet de produire un retrait à gauche du ou des paragraphes sélectionnés dans la mesure où ils comportent une puce.
Permet de produire un retrait à droite du ou des paragraphes sélectionnés dans la mesure où ils comportent une puce.
Permet de définir la mise en forme de chaque type de ligne (taille, couleur et police de caractères, soulignement, texte barré).
Cette option offre l'avantage de permettre une mise en forme rapide et homogène de l'ensemble du document, sans avoir à personnaliser le style de chaque ligne.
Pour obtenir de plus amples informations sur la mise en forme des types de lignes, cliquez ici.
Affichage
Permet d'afficher une colonne à gauche de la fenêtre du devis dans laquelle sont listées les tranches et les sous-tranches qui composent le devis.
Double cliquez sur la tranche de votre choix de manière à vous positionner directement sur cette tranche. Cette option facilite grandement la navigation dans un document volumineux.
Cette option peut également être activée via la combinaison de touches Ctrl+Alt+R.
Permet d'afficher tout le contenu du libellé (éventuellement avec des retours à la ligne) ou de n’afficher que la première ligne de chaque libellé dans vos documents de vente. Bien qu’une partie de chaque libellé soit alors masquée, cette présentation permet d’afficher à l’écran une section plus vaste du document et d’accélérer la navigation au sein de celui-ci.
Cette option peut également être activée via la combinaison de touches Ctrl+Alt+O.
Permet d'afficher ou non les éléments qui composent les ouvrages. Cette option est particulièrement utile sur des devis relativement volumineux afin de vous offrir une meilleure lisibilité.
Lorsque vous sélectionnez cette option, l'arborescence de tous les ouvrages est alors réduite. Vous pouvez cependant la développer ouvrage par ouvrage si vous le souhaitez. L'absence de coche devant l'option du menu indique que les composantes ne sont pas affichées.
Pour développer l'arborescence des ouvrages, sélectionnez de nouveau cette option : elle est alors précédée d'une coche. Vous pouvez cependant la réduire ouvrage par ouvrage.
Cette option peut également être activée via la combinaison de touches Ctrl+Alt+C.
Permet de développer l'arborescence des tranches et des ouvrages du devis : les éléments qui les composent sont alors visibles. Vous pouvez cependant réduire l'arborescence des lignes de votre choix de manière individuelle.
Permet de réduire l'arborescence des tranches et des ouvrages du devis : les éléments qui les composent ne sont alors plus visibles. Vous pouvez cependant développer l'arborescence des lignes de votre choix de manière individuelle.
Exemple
Cette fonction est notamment utile pour faciliter votre consultation de devis particulièrement volumineux.
Fenêtre
Permet de passer la fenêtre du devis en mode plein écran, auquel cas la barre de sélection gauche est automatiquement masquée. Pour la rendre visible sélectionnez de nouveau cette option.
Barre de menus (Ctrl + Alt + M)
Permet d'afficher ou de masquer la barre des menus située au-dessous de la barre de titre de la fenêtre du devis. Vous pouvez la réactiver à tout moment à l'aide de la combinaison de touches Ctrl + Alt + M.
Permet d'afficher ou de masquer la barre des icônes située au-dessous de la barre des menus de la fenêtre du devis. La barre des icônes est librement paramétrable et vous permet de disposer de raccourcis vers les fonctions du devis qui vous sont le plus utile.
Permet d'afficher ou de masquer les traits de séparation des colonnes du devis. Lorsque vous choisissez de ne pas les afficher, les colonnes sont distinguées les unes des autres par leur couleur : alternance de gris clair et de blanc.
Imprimer
Permet de visualiser l'impression à l'écran, de manière à avoir un aperçu de son rendu avant de l'envoyer vers l'imprimante, voire de l'expédier sous forme de télécopie ou d'e-mail.
Vous pouvez archiver certaines de vos éditions. Pour cela, vous devez, avant tout, effectuer une sortie sur écran et c'est à partir de celle-ci que le mode Archive vous sera proposé.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'aperçu écran statique, cliquez ici.
Permet de produire une édition sur l'imprimante sélectionnée : il peut s'agir d'une imprimante physique ou d'une imprimante virtuelle (imprimante fax liée à l'installation d'un modem, imprimante PDF liée à l'installation d'une application d'impression au format PDF...).
Les paramètres d'impression sont définis depuis le menu Configurer l'impression.
Envoyer...
Permet d'expédier le devis par e-mail au destinataire de votre choix, par défaut il s'agit de celui de l'interlocuteur sélectionné en entête.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi d'e-mails, cliquez ici.
Permet d'expédier le devis par fax au destinataire de votre choix, par défaut il s'agit de celui de l'interlocuteur sélectionné en entête.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'envoi de télécopie, cliquez ici.
Permet d'exporter le devis dans un nouveau document au format Word® déjà mis en forme. Les informations du devis sont alors récupérées dans ce nouveau document où elles peuvent être modifiées. Cette fonction vous permet notamment d'échanger très facilement vos pièces commerciales clients avec un quelqu'un disposant de l'application Microsoft Word®.
Les modifications apportées dans le document Word® sont sans incidence sur le devis lui même.
Notez par ailleurs qu'aucun recalcul n'est réalisé dans le document Word® lorsque vous procédez à des modifications au sein de celui-ci.
Cette option n'est accessible que si l'application Microsoft Word® est installée sur l'ordinateur.
Permet d'exporter le devis dans un nouveau tableau au format Excel®. Les informations du devis sont alors récupérées dans ce nouveau tableau où elles peuvent être modifiées. Cette fonction vous permet notamment d'échanger très facilement vos pièces commerciales clients avec un quelqu'un disposant de l'application Microsoft Excel®.
Les modifications apportées dans le tableau Excel® sont sans incidence sur le devis lui même.
Notez par ailleurs qu'aucun recalcul n'est réalisé dans le tableau Excel® lorsque vous procédez à des modifications au sein de celui-ci.
Cette option n'est accessible que si l'application Microsoft Excel® est installée sur l'ordinateur.
Permet de copier le contenu de l'en-tête, du corps et du pied du devis dans le presse-papiers. Ces informations peuvent alors être collées à volonté dans tout document acceptant du texte (bloc notes, notepad, e-mail, etc.).
Export SAV
Option uniquement disponible pour les devis.
Permet d'exporter le devis sous forme de fichier BCD vers un répertoire dédié sur le serveur.
Permet de créer ou de compléter une base de documents. Cette base peut ensuite être sauvegardée ou importée sur une autre machine ou un autre dossier.
Permet de repaginer le devis de manière à visualiser dans le corps du document les changements de page qui s'effectueront lors de l'édition.
Pour obtenir de plus amples informations sur la repagination du devis, cliquez ici.
Permet de configurer différents paramètres liés à l'impression du devis.
Pour obtenir de plus amples informations sur la configuration de l'impression, cliquez ici.
Outils
Permet d'accéder au correcteur orthographique.
Pour obtenir de plus amples informations sur le correcteur orthographique, cliquez ici.
Lance une calculatrice propre à Sage Multi Devis Entreprise.
Pour fermer la calculatrice, cliquez sur la fenêtre du devis ou sur le bouton Q situé sur la calculatrice.
Permet d'accéder au calendrier à titre consultatif uniquement.
Pour obtenir de plus amples informations sur le calendrier, cliquez ici.
Modification dans toute l'étude
Disponible uniquement dans les devis clients, cette fonction permet de répercuter les modifications apportées sur toutes les lignes identiques dès le changement de cellule, à l'exception de la Quantité, la Quantité totale et le Temps total.
La fonction est également présente dans la fenêtre de propriétés accessible via la touche F5 sur une ligne de document.
Pour obtenir de plus amples informations sur l'Ajout des composantes dans un ouvrage, cliquez ici.